Tips og tricks om Statens HR

Formålet med Statens HR er at digitalisere en række HR-processer, der skal skabe et kvalitetsløft af statens, koncernens og institutionens personaleadministrative arbejde. Arbejdsgangene bliver forenklede og baseret på fælles bedste praksis, hvilket vil frigøre mere tid til kerneopgaven.

Statens HR dækker processer indenfor organisationsstruktur, ansættelse, medarbejderadministration, fraværsadministration og fratrædelse. Som udgangspunkt omfatter løsningen størstedelen af den personaleadministration, der finder sted fra medarbejderen er ansat til medarbejderen fratræder. Derudover er rapportering en integreret del af løsningen, som giver mulighed for udarbejdelse af rapporter på alle data i løsningen. Data afleveres til LDV/ Statens BI og giver dermed mulighed for yderligere rapportering.

Økonomistyrelsen fungerer som systemejer, og Statens HR er bygget op om Oracles cloud-baserede Human Capital Management (HCM) system. Miracle A/S er leverandør af løsningen.

Økonomistyrelsen har siden 2014 inddraget de kommende brugere i arbejdet med udviklingen af det område, som Statens HR dækker. Erfarne HR-medarbejdere fra en række institutioner har været med til at formulere ønsker til den kommende løsning. I forbindelse med konfigurationen af løsningen har en række praktikere fra forskellige HR-afdelinger været involveret i en række detailvalg i løsningen. Samarbejdet mellem Økonomistyrelsen, leverandøren og repræsentanter fra HR-afdelingerne har resulteret i den fælles bedste praksis, som løsningen indeholder.

Implementeringen af Statens HR starter med to pilotforløb, der som de første tager løsningen i brug og som løbende har bidraget til udviklingen af Statens HR. Følgende institutioner har været pilotinstitutioner:

• Finansministeriets koncern (Departementet, Digitaliseringsstyrelsen, Økonomistyrelsen, Statens IT og Statens Administration)
• Fællesadministrationen på Aalborg Universitet
• Beskæftigelsesministeriet
• Fødevarestyrelsen
• Det Kongelige Teater
• Erhvervsministeriets Departement

I prismodellen kan du finde priser og leveringsvilkår for Statens HR

Ca. 120 statsinstitutioner med ca. 60.000 aktive medarbejdere er forpligtet til at anvende Statens HR. SAP-institutioner er undtaget. Endvidere har en række selvejeinstitutioner valgt at tilslutte sig.

Det er primært ledere og medarbejdere i HR-afdelingerne, samt medarbejdere der står for udlevering og indsamling af effekter, der vil skulle benytte løsningen. Ledere får adgang til oplysninger indenfor deres ledelsesmæssige ansvar. Alle medarbejdere får også adgang til løsningen, hvor de kan se egne oplysninger.

Statens HR sætter brugeren i fokus med en fælles bedste praksis i ryggen. Løsningen muliggør enkel og værdiskabende styring, overblik over organisationsstrukturen og roller i institutionen. HR-medarbejderen vil således kunne varetage størstedelen af de løbende personaleadministrative opgaver, herunder ansættelse, fravær, rokeringer og fratrædelse i løsningen samt få forbedrede muligheder for HR- og ledelsesrapportering.

Statens HR bygger på en rollebaseret sikkerhedsmodel, som betyder, at systemets brugere får roller, som giver adgang til forskellige funktionaliteter og data. Alle brugere er oprettet som medarbejdere, og alle ledere med personaleansvar er yderligere oprettet som ledere. I systemet er der yderligere defineret følgende roller: HR-medarbejder, superbruger, lokal administrator og effekthåndteringsmedarbejder.

For selvejesektoren vil Statens HR være et frivilligt tilbud. 

Her kan du finde tids- og udrulningsplaner for Statens HR

Du vil få adgang til Statens HR, når systemet er implementeret i din institution. Det vil for de statslige institutioner sige i løbet af 2019-2020.

Statens HR udrulles efter en implementeringsmodel, hvor løsningen implementeres ministerområde for ministerområde og har en central projektleder med departementets HR-chef som omdrejningspunkt.

Særligt for Statens HR er, at det fremover vil fungere som ”fødested” for nye medarbejdere og som det autoritative modersystem, hvorfra HR-data sendes til andre systemer. Statens HR vil erstatte visse af de eksisterende HR- og personaleadministrative systemer, som nogle institutioner benytter sig af i dag. Statens HR kommer dog til at fungere i samspil med en række andre it-systemer, både Økonomistyrelsens egne og – hvis institutionerne vælger det - eksterne lokale fagsystemer.

Statens HR er en cloudløsning, som er opbygget af Oracles Human Capital Management (HCM) system.  

Statens HR er en cloudløsning, der betyder, at data opbevares i skyen. Dette er ofte mere hensigtsmæssigt og sikkert end ”on-premise”-løsninger, idet data håndteres af professionelle leverandører, der investerer ressourcer i at sikre mange kunders datasikkerhed. Data er således fysisk sikrede i driftscentre med meget høje sikkerhedsniveauer, og virtuelt er de sikret gennem firewalls, kryptering og konstant overvågning. Endvidere leveres løsningen som en ”single-tenancy cloud”. Det vil sige, at ingen kunder deler database og andre kritiske elementer med andre kunder, men stadig opnår de stordriftsfordele, som cloudløsninger tilbyder.

Der har fra udarbejdelsen af udbudsmaterialet været fokus på kravene i EU’s nye persondataforordning (GDPR). Vi har allerede i den databehandleraftale, som leverandøren har underskrevet sammen med kontrakten, taget højde for, at løsningen skal leve op til kravene i persondataforordningen. Der er derfor allerede ved etableringen af løsningen meget fokus på, at de beslutninger, man tager i forhold til opsætningen, ikke kommer til at have negative konsekvenser i forhold til persondataforordningen.

Statens HR er en del af den systemportefølje, som Økonomistyrelsen stiller til rådighed for statslige institutioner. Statens HR supplerer de eksisterende HR-systemer, som understøtter rekruttering (Statens eRekruttering), løn (Statens Lønløsning) og kompetenceudvikling (Campus). Statens HR bliver fødested for organisations- og medarbejderdata. Herfra sendes data til SLS, Statens It (AD), Navision Stat og Campus, hvor der sker automatisk medarbejderoprettelse. Derudover integrerer Statens HR til CPR-registret, hvor der abonneres på relevante CPR-data.

Integration fra Statens HR til lokale fagsystemer skal håndteres lokalt. Statens HR udstiller data, som vil kunne anvendes til disse integrationer, men data fra lokale fagsystemer vil ikke kunne føres tilbage til Statens HR. Integration til tidsregistrering og til journalsystem betragtes som integration til lokale fagsystemer og evt. integration skal håndteres lokalt og vil evt. skulle ske efter implementering af Statens HR, så integrationen ikke kommer til at påvirke den øvrige implementering. Som forberedelse til implementeringen skal der skabes et overblik over hvilken systemunderstøttelse, der allerede findes, og hvordan den skal anvendes fremover.