Om Statens HR

Statens HR digitaliserer personaleadministrative arbejdsgange og organisationsstrukturer. Statens HR står centralt i det statslige systemlandskab og sender og modtager personaleadministrative data til fx Statens Lønløsning og Statens It.

Digitalisering forenkler og løfter kvaliteten

Formålet med Statens HR er at digitalisere, øge kvaliteten af og forenkle statens administrative HR- arbejdsgange og derved frigøre mere tid til kerneopgaven. Digitalisering af HR-processer giver et kvalitetsløft af de personaleadministrative processer og forenklede HR-arbejdsgange baseret på fælles bedste praksis.

Ved at de administrative processer flytter fra manuelle til digitale løsninger, reduceres opgaver som fx genindtastning af data, udfyldelse af blanketter, kontroller og journalisering. Andre opgaver løses lettere, som fx når brugeren kan genanvende oplysninger ved at danne ansættelsesbrevet i systemet. Opdatering af overenskomst- og regelændringer sker centralt i skabeloner. Det er med til at sikre kvaliteten i den daglige personaleadministration.

Løsningen sikrer, at institutionens HR-data er strukturerede og til rådighed for løsningens brugere, hvilket giver dem hurtigt og effektivt overblik over deres egen organisation og medarbejdere. Samtidig bliver det nemmere for fx ledere og HR-medarbejdere at tilgå rapporter og oversigter.

Funktionalitet

Løsningen understøtter HR processer inden for:

  • Ansættelse
  • Løbende personaleadministration, herunder fraværsadministration
  • Fratrædelser
  • Organisationsstruktur
  • Rapportering
  • Effekthåndtering

Alle medarbejdere med adgang til systemet kan gøre brug af selvbetjeningsmuligheder og derved højne et opdateret datagrundlag. For eksempel kan medarbejderne selv opdatere nærmeste pårørende i løsningen, anmode om orlov i forbindelse med graviditet og tilgå oplysninger om, hvilke kontaktpersoner de selv har som fx HR-medarbejdere eller tillidsrepræsentanter. Den enkelte medarbejder kan desuden godkende modtagne effekter (fx mobiltelefon og adgangskort), både som led i ansættelsen og ved løbende tildeling af effekter.

Statens HR er fødested for stamdata

Statens HR er det autoritative modersystem, hvorfra der sendes data til en række andre it-systemer, både Økonomistyrelsens egne og eksterne fagsystemer, herunder Statens Lønløsning, Statens It, Navision Stat, Campus, hvor der sker automatisk medarbejderoprettelse. Derudover integrerer Statens HR til CPR-registret, hvor der abonneres på relevante CPR-data.

Integration fra Statens HR til lokale fagsystemer håndteres lokalt af de enkelte statslige institutioner. Løsningen udstiller data, som kan anvendes til disse integrationer, men data fra lokale fagsystemer kan ikke føres tilbage til Statens HR.

Kunder

Kunderne er statslige institutioner, der er forpligtet til at anvende løsningen. De statslige institutioner som har fået en dispensation til at anvende SAP i stedet for Navision Stat er dog undtaget. Det er frivilligt for statsligt finansierede selvejende institutioner at tilslutte sig løsningen. 

En cloudbaseret Oracle-løsning

Økonomistyrelsen har valgt en cloud-baseret HCM løsning fra Oracle. Løsningen er et standardsystem, som er bygget op om bedste praksis processer (workflows) for personaleadministrative arbejdsgange end-to-end.

Forskellige reference- og arbejdsgrupper sikrer, at fælles praksis i staten kombineres med leverandørens bedste praksis. Løsningen bliver derved 'fælles bedste praksis'.