Hvorfor Statens HR?

Visionen for HR-området er, at arbejdsgange og opgaver fremover skal udføres digitalt. Det skal give mere effektive arbejdsgange, stordriftsfordele og styrke styringsgrundlaget i statens institutioner.

Digitalisering af administrative processer forenkler arbejdsgange. Når de administrative processer flytter fra manuel til digital løsning, reduceres opgaver som fx genindtastning af data, udfyldelse af blanketter og  kontroller. Andre opgaver bliver ligeledes lettere at løse. Opdateringer af overenskomst- og regelændringer sker centralt i brevskabeloner. Det er med til at sikre kvaliteten i den daglige personaleadministration.

Når personaleadministrative arbejdsgange bliver digitale, bliver data kun tastet én gang i systemet. Data bliver videreført til relevante parter og genanvendt i andre systemer. Genindtastninger bliver derfor reduceret, manuelle fejl bliver minimeret, og kvaliteten bliver løftet. Informationer om eksempelvis orlov vil blive tastet direkte i løsningen, hvor de i dag afleveres til Statens Administration eller lønmedarbejderne, som indtaster oplysningen.

Brugerne i fokus og fælles bedste praksis i ryggen

Brugerne af den digitale løsning vil møde et mere brugervenligt og modtagerorienteret sprog. Fx registreres data i et forretningsrelevant sprog, så man ved ansættelser skriver `fuldmægtig´ i stedet for `PKAT 46´. Arbejdsprocesser foregår via digitale workflows. Det betyder, at en arbejdsproces automatisk `skifter hænder´. Godkendelser registreres undervejs i systemet og er en del af de digitale workflows. 

Fælles bedste praksis har en dobbeltbetydning. Løsningen er bygget op om bedste praksis processer (workflows) for personaleadministrative arbejdsgange end-to-end. Projektet, reference- og arbejdsgrupper har samarbejdet om fælles praksis i staten. Summen af `bedste praksis´ + `fælles praksis´ = `fælles bedste praksis´.

Entydig organisationsstruktur betyder let tilgængelige realtime HR-data

Den digitale organisationsstruktur viser, hvordan den enkelte institution organisatorisk er bygget op. Løsningen tydeliggør ledelseshierarkiet, altså hvem der er leder for hvem. Det er til enhver tid muligt at hente et organisationsdiagram med opdaterede, realtime data. Den digitale organisationsstruktur giver overblik over stillinger. Det vil fremgå, hvilke stillinger der er knyttet til den enkelte institution og afdeling. Det kan blive muligt at se normeringer på laveste organisatoriske niveau, og om der er ubesatte årsværk.

Den digitale organisationsstruktur giver rammen for HR-data. Det er i organisationsstrukturen, at HR-data entydigt bliver registreret. Det gør det let at få anvendelige oplysninger og statistikker om egen organisation - realtime. Altid opdaterede oplysninger løfter kvaliteten af HR-data.

Gevinster ved Statens HR

Institutionerne kan forvente at opnå følgende gevinster, når Statens HR er godt implementeret i organisationerne:

  • Bedre ledelsesinformation og styringsgrundlag samt god datakvalitet
  • Optimering af processer og arbejdsgange
  • Opdateret regelefterlevelse
  • Flere stordriftsfordele

Som HR-medarbejdere vil I blandt andet få:

  • Overblik over jeres organisationshierarki, fx når I skal vide, hvem der er leder for hvem i forbindelse med udsendelse af medarbejdertilfredshedsmålinger, udarbejde analyser eller arbejde med organisationsændringer
  • Overblik over stillingsstruktur og årsværk
  • Et godt overblik over medarbejdere, fx ved udflytninger og ressortændringer
  • Organisations- og medarbejderstamdata, som I kan anvende til rapportering
  • Opdaterede skabeloner og sikkerhed for, at lovgivning, blandt andet persondataforordningen, overholdes

Som ledere vil I blandt andet få:

  • Overblik over eget kontor eller team, inkl. overblik over, hvornår en tidsbegrænset stilling udløber osv. 
  • Mulighed for at udforme og trække egne rapporter

Som medarbejdere vil I blandt andet få:

  • Overblik over egne data
  • Mulighed  for selvbetjening

Med effektmodulet vil institutionen få en struktureret tilgang til effekter, herunder et overblik over udlevering ved ansættelse og tilbagelevering ved fratrædelse. Også medarbejderen vil få overblik over de effekter, som er udleveret til vedkommende.