Hvorfor Statens HR?

Når opgaver digitaliseres, giver det mere effektive arbejdsgange, stordriftsfordele og et bedre styringsgrundlag i statens institutioner.

Digitalisering af administrative processer forenkler arbejdsgange. Når de administrative processer flytter fra manuel til digital løsning, reduceres opgaver som fx genindtastning af data, udfyldelse af blanketter og kontroller. Andre opgaver bliver også lettere at løse. Opdateringer af overenskomster og regelændringer sker centralt i brevskabeloner. Det er med til at sikre kvaliteten i den daglige personaleadministration.

Brugerne i fokus og fælles bedste praksis i ryggen

Brugerne af den digitale løsning vil møde et mere brugervenligt og modtagerorienteret sprog. Fx registreres data, så man ved ansættelser skriver `fuldmægtig´ i stedet for `PKAT 46´. Arbejdsprocesser foregår via digitale workflows, hvor en arbejdsproces automatisk overdrages mellem ansvarlige kolleger og ledere. Godkendelser registreres undervejs i systemet og er en del af de digitale workflows. 

Fælles bedste praksis har en dobbeltbetydning. Statens HR er bygget op om bedste praksis for personaleadministrative arbejdsgange, end-to-end. Forskellige reference- og arbejdsgrupper har samarbejdet om at etablere denne fælles praksis.

Summen af `bedste praksis´ + `fælles praksis´ = `fælles bedste praksis´.

Entydig organisationsstruktur betyder let tilgængelige realtime HR-data

Den digitale organisationsstruktur viser, hvordan den enkelte institution organisatorisk er bygget op. Løsningen tydeliggør ledelseshierarkiet, altså hvem der er leder for hvem. Det er til enhver tid muligt at hente et organisationsdiagram med opdaterede data. Den digitale organisationsstruktur giver overblik over, hvilke stillinger der er knyttet til den enkelte institution og afdeling. Det bliver muligt at se normeringer på laveste organisatoriske niveau, og om der er ubesatte årsværk.

Den digitale organisationsstruktur giver rammen for HR-data. Det er i organisationsstrukturen, at HR-data bliver registreret. Det gør det let at få anvendelige oplysninger og statistikker om egen organisation - realtime. Altid opdaterede oplysninger løfter kvaliteten af HR-data.

Gevinster ved Statens HR

Institutionerne kan forvente følgende gevinster, når Statens HR er godt implementeret:

  • Bedre ledelsesinformation og styringsgrundlag samt god datakvalitet
  • Optimering af processer og arbejdsgange
  • Opdateret regelefterlevelse
  • Flere stordriftsfordele

Som HR-medarbejder vil man få:

  • Overblik over organisationshierarkiet, fx til brug for medarbejdertilfredshedsmålinger, analyser eller organisationsændringer
  • Overblik over stillingsstruktur og årsværk
  • Overblik over medarbejdere, fx ved udflytninger og ressortændringer
  • Organisations- og medarbejderstamdata til rapportering
  • Opdaterede skabeloner og sikkerhed for, at lovgivning, blandt andet persondataforordningen, overholdes

Som leder vil man få:

  • Overblik over eget kontor eller team, inkl. overblik over, hvornår en tidsbegrænset stilling udløber osv. 
  • Mulighed for at trække rapporter
  • Mulighed for at tildele effekter til medarbejdere 

Som medarbejder vil man få:

  • Overblik over egne stamdata
  • Overblik over udleverede effekter
  • Muligheder for selvbetjening
  • Overblik over egen organisation og andre organisatoner i staten 

Med effektmodulet vil institutionen få en struktureret tilgang til effekter, herunder overblik over udlevering ved ansættelse og tilbagelevering ved fratrædelse.