Beskrivelse af løsningen

Statens HR vil indeholde funktionalitet til at understøtte personaleadministrative arbejdsgange og organisationsstruktur.

Økonomistyrelsen har valgt en cloud-baseret HCM løsning fra Oracle. Løsningen er et standardsystem, som er bygget op om bedste praksis processer (workflows) for personaleadministrative arbejdsgange end-to-end.

Projektet og reference- og arbejdsgrupper vil sammen sikre, at fælles praksis i staten kombineres med leverandørens bedste praksis. Løsningen bliver derved 'fælles bedste praksis'.

Miracle A/S er leverandør.

Proceslandskab for Statens HR

Statens HR arbejder på, at løsningen fra start omfatter følgende delprocesser:

  • Styring af organisationsstruktur
  • Styring af supplerende godkendelseshierarki
  • Stillingsstruktur
  • Håndtering ressortændringer

  • Oprettelse 'kommende medarbejder'
  • Ændring af status til ansat medarbejder i HR-løsningen
  • Udarbejdelse af ansættelsesbrev
  • Tildeling af rettigheder
  • Tildeling af effekter
  • Tiltrædelse på arbejdspladsen

  • Administration af ændringer i arbejdsvilkår
  • Administration af jubilæum og dekoreringer
  • Administration af individuelle personalesager
  • Opdatering af personlige stamdata
  • Administration af TR og SIK-repræsentanter
  • Foretagelse af ind- og udlån af medarbejder

  • Administration af barsel og adoption
  • Administration af orlov og tjenestefrihed

Følgende er tilvalg, der kan foretages i Statens HR:

  • Administration af sygefravær
  • Anmodning om ferieafholdelse
  • Administration af omsorgsdage
  • Administration af opsparingsdage, cheffridage mm.

  • Håndtering af opsigelse og afskedigelse
  • Opgørelse af fratrædelse
  • Aflevering af effekter
  • Opgørelse af saldi

  • Topledelsesrapportering
  • Personaleleder rapportering
  • Medarbejder rapportering 
  • HR-afdelingens rapportering
  • Rapportering over u-/besatte stillinger
  • Dashboards for alle roller
  • Monitorering af igangværende sager

Statens HR bliver fødested for stamdata

Særligt for Statens HR er, at det fremover vil fungere som ”fødested” for nye medarbejdere og det autoritative modersystem, hvorfra data sendes til andre systemer. Statens HR vil erstatte visse af de eksisterende HR- og personaleadministrative systemer, som nogle institutioner benytter sig af i dag. Statens HR kommer dog til at fungere i samspil med en række andre it-systemer, både Økonomistyrelsens egne og eksterne lokale fagsystemer.

Statens HR er en del af den systemportefølje, som Økonomistyrelsen stiller til rådighed for statslige institutioner. Statens HR supplerer de eksisterende HR-systemer, som understøtter rekruttering (Statens eRekruttering), løn (Statens Lønløsning) og kompetenceudvikling (Campus). Statens HR bliver "master data ejer" af alle stamdata om både medarbejder og organisation. Herfra sendes data til SLS, Statens It (AD), Navision Stat og Campus, hvor der sker automatisk medarbejderoprettelse. Derudover integrerer Statens HR til CPR-registret, hvor der abonneres på relevante CPR-data.

Integrationer til Statens HR

Integration mellem Statens Lønløsning og Statens HR

Ansættelsesprocessen starter med, at en HR-medarbejder opretter en ”skal” på en ny medarbejder med en række HR-stamdata i Statens HR. Derefter supplerer en lønmedarbejder med flere løn-relevante oplysninger, så den nye medarbejder bliver fuldt oprettet i både Statens HR og i SLS.

Integrationen mellem Statens HR og SLS betyder, at lønrelaterede processer i vidt omfang håndteres som i dag. Samtidig sikres der integration mellem SLS og Statens HR, så relevante HR-informationer er tilgængelige for HR-afdelingerne, ligesom fx ansættelsesbrevet vil kunne dannes fra og opbevares i Statens HR. Dette sker ved, at aktuelle lønoplysninger hentes direkte fra SLS. Opbevaringsmuligheden i Statens HR erstatter ikke journalisering af ansættelsesbrevet.

Vi arbejder på, at der fra version 2, dvs. fra implementeringen af 2. piloterne, tilføjes en workflowunderstøttelse, som skal styrke arbejdsgange og kommunikation mellem de forskellige roller i løsningen og på tværs af systemerne. Denne workflowunderstøttelse giver også mulighed for kommunikation internt i Statens HR, fx mellem leder og HR-afdeling.

Statens HR stiller skarpt på sprog

”I sit virke inden for den offentlige forvaltning har Medarbejderen tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolige, eller som det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Tavshedspligten indebærer endvidere forbud mod at videregive fortrolige tjenstlige oplysninger til uvedkommende. Tavshedspligten gælder også efter ophøret af Medarbejderens ansættelse.”

Hvad tænker du om afsenderen af denne besked? Måske lidt stiv i betrækket? Og hvad er egentligt budskabet? Eksemplet kommer fra et statslig ansættelsesbrev og er et af de første indtryk, en ny medarbejder får af staten som arbejdsplads. Og eksemplet står ikke alene.

HR-projektet har derfor udarbejdet et sprogkodeks som værktøj til at ensrette tonen i sproget på tværs af HR-processerne i staten. Et sprogkodeks kan bedst sammenlignes med en designmanual – men for sprog. Det er retningsgivende principper, som kommunikation skal lægge sig op ad. På den måde sikrer vi en god sammenhæng og ensartethed.

Principper i sprogkodeks

Principperne, som er vedtaget af styregruppen, kan forkortes NUGA-principperne, så de er nemmere at huske. Sammenfattende handler de om, at sproget skal være:

 

Nærværende: Afsenderen skal føles som et menneske og ikke et system
Ukompliceret: Kommunikationen skal være klar med korte sætninger og information, som er tilpasset modtageren.
Gennemskueligt: Strukturer skal være ensartede på tværs, så det er nemt at finde de samme informationer på tværs af forskellige skabeloner.
Anno 2025: Tiltaleformen skal være direkte, uformel og formuleret i et aktivt sprog.