Ny løsning til rejseafregning og udlæg

Med udgangspunkt i brugernes input og en markedsdialog har Økonomistyrelsen igangsat arbejdet med at anskaffe den nye it-løsning, som i fremtiden skal gøre det let for medarbejdere i staten at afregne rejser og udlæg.

Økonomistyrelsen har med en markedsdialog i december 2022 taget første store skridt på vej mod anskaffelsen af en ny løsning til rejseafregning og udlæg. Kontrakten vedrørende det eksisterende RejsUd udløber i juni 2025.

Markedsdialogen har givet et godt indblik i eksisterende løsninger på markedet og styrket indsigten i tendenser og teknologiske strømninger, der bør tages højde for i en kommende løsning. Næste skridt er udarbejdelsen af udbudsmateriale i første halvdel af 2023.

Med ca. 80.000 brugere, hvor en stor del alene anvender RejsUd enkelte gange om året, er det helt afgørende at anskaffe en ny løsning, som gør det så enkelt og effektivt som muligt at afregne rejser og udlæg. Derfor har drøftelserne med leverandørerne i markedsdialogen også taget udgangspunkt i den gode brugerrejse for både rejsende, godkendere, kontrollanter og administratorer.

Gennem brugerinterviews og brugerworkshops har teamet bag RejsUd udviklet personaer og brugerrejser for alle afregningsprocesser. Formålet har været at afdække brugernes nuværende frustrationer, behov og ønsker. Denne viden udgjorde en stor del af materialet til markedsdialogen og vil også udgøre en vigtig del af et kommende udbudsmateriale.

Den eksisterende løsning ’RejsUd’ understøtter forretningsprocesser for oprettelse, kontering og godkendelse af rejseafregninger og rejsebestillinger, herunder oversendelse af udlæg for rejsekreditorer til bogføring og udbetaling i Navision Stat.

Opsamling fra Markedsdialogen

Nedenfor findes det samlede materiale fra markedsdialogen:

Se de 32 spørgsmål fra spørgerammen

Se Økonomistyrelsens præsentation fra leverandørmøderne

Læs mødereferat fra leverandørmøderne

Overordnede milepæle for genudbud af RejsUd

  • 2023: Med udgangspunkt i markedsdialogen, brugertilbagemeldinger fra den nuværende løsning og brugerrejser for afregninger, vil der blive udarbejdet et samlet materiale til udbud af en ny løsning. Planen er en opstart af udbudsprocessen i sommeren 2023
  • 2024: Valg af leverandør for den nye rejseafregnings- og udlægsløsning. Opstart på afklaringsfase og efterfølgende etableringsfase
  • 2025: Institutioner på det nuværende RejsUd vil løbende overgå til den nye løsning. Udrulningen og tilslutningen vil ske i bølger hen over året som det kendes fra tidligere implementeringer. Udfasning og nedlukning af RejsUd vil ske løbende og forventes endelig afsluttet med udgangen af juni 2025