Brugervejledninger til Statens BI – LDV

Find rapportskabeloner og brugervejledninger til anvendelse af standardrapporter og kuber med Statens BI – LDV.

Rapporteringsmuligheder med Statens BI – LDV

Med rapporteringsværktøjerne i LDV har institutionen mulighed for at udarbejde rapporter på følgende måder:

  1. Trække standardrapporter i Reporting Services
  2. Bygge egne eller redigere i eksisterende standardrapporter i fx ReportBuilder
  3. Bygge egne rapporter i kubeværktøjet, der kan tilgås via fx Excel
  4. Hente standardskabeloner til kubebaserede rapporter i Excel
  5. Udveksle egenudviklede kubebaserede rapporter med andre institutioner. Dette kræver blot skift af datakilde(r). 

Trække standardrapporter (SSRS) i Reporting Services

Via Reporting Services har institutionen adgang til en række rapporter, der understøtter gængse rapporteringsopgaver.

Standardrapporterne tilgås via Reporting Services. Et eksempel på startsiden, hvorfra rapporterne tilgås, ses i billedet nedenfor.

Screenshot af startsiden med rapporterne Dokumentation, IndFak, NS, Nøgletal, RejsUd og SLS

Fordele ved at anvende standardrapporterne i Reporting Services er, at de kan hentes let og hurtigt:

  • Ved at trække dem direkte fra webbrowseren
  • Eller ved at abonnere på dem, så de automatisk fremsendes per mail.

Institutionens medarbejdere behøver ikke direkte adgang til økonomi- eller lønsystemet for at få adgang til oplysninger i Statens BI – LDV.

Beskrivelse af de enkelte rapporter

Under menupunktet Dokumentation kan du læse mere om indholdet af de forskellige mapper og finde beskrivelser af de enkelte rapporter og deres formål, indhold og afvikling.  

Find dokumentation af de enkelte rapporter her

Bygge egne eller redigere i eksisterende standardrapporter

Institutionen kan bygge egne eller redigere eksisterende standardrapporter ved at bruge en simpel eller mere avanceret tilgang.

Report Builder er et værktøj som følger med sammen med Reporting Services. Det er forholdsvist enkelt at anvende og bruges til at ændre eller bygge egne rapporter.

Du kan lære hvordan på kurset "LDV udvidet kursus – med Report Builder".

Læs mere om kurser i LDV

Bemærk, at man skal være rapportadministrator for at have adgang til Report Builder. På KMD er Report Builder en applikation i Citrix, mens det for andre er muligt at trykke på Report Builder øverst i Reporting Services billedet. 

Microsofts udviklingsværktøj "SQL Server Business Intelligence Development Studio". Værktøjet kræver kendskab til programmering og data, hvorfor nyudvikling typisk skal udføres af et eksternt konsulentfirma. Økonomistyrelsen udvikler nye rapporter, når der skønnes et generelt behov.

Licenser til Reporting Services og "SQL Server Business Intelligence Development Studio" følger med SQL-serveren, som i forvejen anvendes til etablering af LDV. Der er derfor som udgangspunkt ikke behov for yderligere investeringer i software. 

Bygge egne rapporter i kubeværktøjet

Som en del af rapportpakken til Statens BI – LDV er der udviklet kuber til analyse (SSAS), der tager udgangspunkt i udvalgt data fra blandt andet Navision Stat, Statens Lønsystem, IndFak, Statens HR og RejsUd. 

I kuberne kan institutionen opbygge egne rapporter som pivot-tabeller i Excel. Institutionen bestemmer selv, hvilke data (fra kuben) der indgår i pivottabellen, og hvordan den indgår.

Kuberne tilgås typisk via Excel og er emneopdelt i:

  • Løn og personale
  • Økonomi
  • Indkøbs- og Compliance analyser
  • Rejseadministration

Med kuberne kan brugeren vende og dreje data, hvormed rapporteringsformen kan blive mere analyserende.

Kuberne beregner alle kombinationer af data, der indgår og er gode til analyser på et summeret niveau.

Vejledning til anvendelse af kuber på SLS-data

Vejledning til anvendelse af kuber på SLS-data fra LDV i Excel 2016 (pdf) 

Beskrivelse af de enkelte kuber på økonomi- og løndata

Under menupunktet Dokumentation kan du læse beskrivelser af de enkelte kuber til analyse.  

Find dokumentation på de enkelte kuber til analyser (SSAS) her

Excel er en god løsning til anvendelse af rapportering på sine kuber.

Tidligere versioner af Excel har alle avanceret muligheder for at vise kubedata som pivotfunktionalitet og grafik, men Excel 2016 er blevet styrket på pivot delen med blandt andet søgefunktion i feltoversigten, nye diagrammer med mulighed for at kombinere flere datasæt samt PowerPivot som gør det muligt at importere endnu flere data til sit Excel-ark. Vi anbefaler at Excel 2016 anvendes.

Licenser til OLAP-kuberne følger med SQL Server 2016/2017, som institutionerne anvender til LDV. Der er derfor som udgangspunkt ikke behov for yderligere investeringer i software.

Her kan du finder en dokumentation af de enkelte kuber:

Løn og Personale

Økonomi

Indkøbs- og Compliance analyse

RejsUd

Hente standardskabeloner til kubebaserede rapporter i Excel

Her kan du downloade rapportskabeloner i Excel baseret på Statens BI  LDVs kuber. 

Gå til download af kubebaserede rapportskabeloner i Excel

Udveksle egenudviklede kubebaserede rapporter med andre institutioner

Institutionen kan udveksle egenudviklede kubebaserede rapporter med andre institutioner. Dette kræver blot skift af datakilde(r).

Hent kvikguide til skift af datakilde (pdf)

Brugervejledninger til standardrapporter (SSRS) og kuber til analyse (SSAS)

Indstillinger af LDV

Jeres rapportadministrator kan ændre i standardopsætningen i jeres LDV(er) via standardrapporten "Indstillinger af LDV".

Læs mere om indstillinger af LDV her

Vejledning til anvendelse af kuber på SLS-data

Vejledning til anvendelse af kuber på SLS-data fra LDV i Excel 2007 (pdf)

Vejledning til anvendelse af kuber på SLS-data fra LDV i Excel 2016 (pdf) 

Tjek af aktuelt versionsnummer for kuben

Tjek, hvilken version af en kube du benytter ved at højreklikke på pivottabellen og vælge "Flere handlinger".

Hvis kubeversionsnummeret ikke matcher det aktuelle (seneste) versionsnummer bør du kontakte jeres it-afdeling. Hvis I er driftet hos KMD eller Statens It kan du rette henvendelse til systemsupporten.

Se en beskrivelse af de enkelte kubers funktion og se det aktuelle versionsnummer her

Lønfremskrivningsværktøj til udarbejdelsen af femårige lønbudgetter

Økonomistyrelsen har udarbejdet et lønfremskrivningsværktøj, der bruges til at præcisere de femårige lønbudgetter. I værktøjet opretter rapportadministrator potentielle lønbudgetter, der via kuben SLS_fremskrivning kan studeres af alle LDV-brugere med adgang til SLS-data.

Hent vejledning til lønfremskrivningsværktøjet (pdf)

Lønfremskrivningsværktøjet kan tilgås af rapportadministrator fra to standardrapporter:

Indstillinger af LDV (pdf)

Ændring af lønfremskrivning (pdf)

Løn- og omkostningsfordeling

Økonomistyrelsen har udviklet et værktøj til løn- og omkostningsfordeling i LDV. Løsningen skal sikre en intuitiv, simpel og tilgængelig understøttelse af behovet for at fordele løn og overhead på opgaver, og dermed understøtte den aktivitetsbaserede styring.

Find brugervejledninger til løn- og omkostningsfordeling her

Adgang til LDVs data fra andre rapporteringsværktøjer

Der findes en række rapporteringsværktøjer, der kan anvendes til at vise og distribuere data fra LDV.

Alle rapporteringsværktøjer, der kan hente oplysninger fra en MS SQL server og/eller en MS Analysis service og vise disse oplysninger til brugeren, kan anvendes til LDV. Det betyder, at hvis institutionen i dag anvender fx Targit, Crystal Reports, SAS osv., vil disse værktøjer kunne vise oplysninger fra LDV.