Tips og tricks for Statens Budgetsystem

SBS digitaliserer arbejdet med at udarbejde det lokale detailbudget og grundbudget, understøtter måneds- og udgiftsopfølgningen med rapportering og afvigelsesforklaringer samt giver et løbende og ajourført overblik over budget og forbrug i forhold til ramme og bevilling for alle bevillingstyper.

Systemets funktionalitet dækker alle typiske budgetområder som løn, øvrig drift, anlæg og indtægter. Derudover er der en række mere specifikke værktøjer/moduler til budgettering og opfølgning på mere detaljeret lønbudgettering, indtægter, tilskud, gebyrer mv.

Økonomistyrelsen er systemejer og har indgået en 8-årig kontrakt med KDM og konsulenthusene Itelligence og Vision Management om etablering og drift af løsningen.

SBS er et brugerfinansieret administrativt system, der finansieres på samme måde som fx Navision Stat. Økonomistyrelsen vil hvert år i forbindelse med Prisfolderen fastlægge den endelige pris.

Er du budgetansvarlig, vil din økonomifunktion være din lokale superbruger og supportfunktion.

Er du superbruger i en institution, skal du henvende dig via Serviceportalen hos Statens Administration.

Alle statsinstitutioner, som efter reglerne i Regnskabsbekendtgørelsen er forpligtigede til at anvende Økonomistyrelsens systemer, skal bruge SBS.

I statslige institutioner skal alle budgetansvarlige, økonomifunktioner og ledelsen i statslige institutioner, der er involverede i arbejdet med budgetlægning og budgetopfølgning, anvende budgetsystemet til både budgetlægning og budgetopfølgning herunder udarbejdelse af budgetforudsætninger og afvigelsesforklaringer.

Institutioner, der har SAP som økonomisystem, skal som minimum anvende SBS til indberetning af grundbudgetter og udgiftsopfølgning.

De selvejende institutioner kan frivilligt vælge at benytte SBS.

SBS skal bruges til at lægge budget, godkende budget og til at gennemføre måneds- og udgiftsopfølgningen. Derfor vil du typisk skulle anvende SBS minimum en gang om måneden.

SBS sættes op til dig med de roller og rettigheder, som den enkelte koncern/institution ønsker.

Datagrundlaget for måneds- og udgiftsopfølgningen bliver skabt via SBS. 

SBS understøtter processen ved, at talgrundlaget let kan indlæses fra SBS til Statens Koncernsystem (SKS) og ved, at afvigelsesforklaringerne ligger i systemet.

Udgiftsopfølgning og grundbudget vil fortsat skulle indlæses i SKS via en fil. Der skal stadig udarbejdes et selvstændigt notat i forbindelse med udgiftsopfølgningen.

SBS muliggør en konsolidering af budgetterne inden for de enkelte ministerområder.

Derudover er der via systemet mulighed for tværgående rapportering, hvor der for hele ministerområdet foretages en opfølgning på udvalgte tværgående aktiviteter, såfremt registreringsrammen på ministerområdet muliggør dette.

Det samlede datagrundlag vil ligeledes lette arbejdet med budgetopfølgningen.

SBS understøtter de nuværende budgetteringsprocesser som fx udarbejdelse af lokale budgetterer samt finanslovsbidrag, grundbudget, udgiftsopfølgning og månedsopfølgningen.

Økonomistyrelsen har udarbejdet inspirationsmateriale om budgettering og årshjul. Her er der taget udgangspunkt i institutionernes nuværende årshjul og bedst praksis er beskrevet. Fx at det er en fordel, at have en strategi før et budget bliver vedtaget.

SBS understøtter, at man i strategiprocessen kan arbejde med forskellige økonomiske scenarier. Arbejdet med de lokale detaljerede budgetter kan kobles til det samlede finanslovsarbejde (fx mulighed for at se lokale budgetter i forhold til samlet ramme), og flerårige konsekvenser kan medregnes, nye aktiviteter kan lægges ind etc.

Læs mere her og download publikationen ’Inspiration til årshjul for enkel og værdiskabende styring’

Registreringsrammen er den infrastruktur, som anvendes til at holde styr på og skabe overblik over institutionens data. I praksis bør registreringsrammen derfor afspejle både institutionens faktiske styringsbehov og til dels rolle- og ansvarsfordelingen.

SBS er et standardsystem, der understøtter de statslige institutioners budget- og opfølgningsprocesser under hensyntagen til de lokale forskelligheder, bl.a. i opsætning af de enkelte registreringsrammer. Registreringsrammen i budgetsystemet vil indeholde obligatoriske dimensioner, faste dimensioner og øvrige lokale dimensioner. Der kan budgetteres på hele registreringsrammen i den enkelte institution, herunder eventuelle institutionsspecifikke dimensioner.

De obligatoriske dimensioner i budgetsystemet er de dimensioner, der allerede er obligatoriske at anvende i regnskabsregistreringen, dvs. FL-formål, delregnskab og finanskonto.

Med hensyn til de faste dimensioner er der i opbygningen af systemet, for at kunne håndtere de forskelligheder der eksisterer i de enkelte institutioners registreringsrammer, etableret tre dimensioner, der bruges som standard styringsfacetter i en række af systemets funktionaliteter. De faste dimensioner bevirker, at der via systemet nemt kan foretages konsolidering, tilbydes standardrapporter og oprettes en standardmodel for brugerstyring. Institutionens lokale dimensioner for budgetansvar og aktiviteter skal mappes til de tre faste dimensioner.

De øvrige lokale dimensioner er de dimensioner, der anvendes i den enkelte institution foruden de obligatoriske og de dimensioner, der er mappet til de faste dimensioner. Der kan anvendes op til seks lokale dimensioner i budgetsystemet.

Læs mere om den sammenhængende registreringsramme

SAP institutionernes myndighedsopgaver i form af indberetning af grundbudgetter og udgiftsopfølgning skal ske via SBS. Anvendelsen af de enkelte budgetprodukter (som løn, drift, anlæg) vil være frivilligt for disse institutioner.

For de selvejende institutioner er SBS et frivilligt tilbud.

Hvis man som selvejende institutioner er interesseret i at benytte SBS, er man velkommen til at kontakte Økonomistyrelsen på

Den enkelte budgetansvarlige har adgang til egne data. Hvis du fx er kontorchef, har du kun adgang til dit eget kontorbudget. Når du har godkendt dit budget eller udgiftsopfølgning, frigives data til næste godkendelsestrin i din organisation fx en afdelingschef/vicedirektør samt til den lokale økonomifunktion.

Samme proces gælder fra vicedirektører til direktør, fra institution til departement samt fra ressortdepartement til Finansministeriet.

Økonomifunktionen vil have særlig udvidet adgang.

Den konkrete opsætning afhænger af institutionens organisering og bemyndigelser, der er udgangspunktet for roller og rettigheder i SBS.

Budgetsystemet bygger på en standard SAP BPC teknologi, hvor data samles i en SAP HANA platform.

Systemet er kravstillet til at leve op til alle gældende og kommende krav i forhold til ISO 27001 standarder, GDPR (den nye Persondataforordning) mv. Systemet vil blive revideret og risikovurderet som en integreret del af Moderniseringsstyrelsen administrative systemer.

SBS er integreret med de øvrige fællesstatslige administrative systemer som Statens Koncernsystem (SKS), Navision Stat, og LDV. 

SBS stiller en generisk integrationsgrænseflade til rådighed. Den enkelte institution kan således selv udvikle integration til lokale fagsystemer for så vidt angår økonomi- og forbrugsdata.

SBS kan ikke erstatte deciderede sagsbehandlingssystemer som fx tilskudsadministration eller projektporteføljestyring. Dog vil SBS give mulighed for at etablere integrationsflade i forhold til økonomidataudveksling.