Tips og tricks for Statens Budgetsystem

På denne side kan du finde tips til brugen af Statens Budgetsystem samt svar på ofte stillede spørgsmål om systemet.

Casesamling: Gode eksempler på anvendelsen af SBS

Økonomistyrelsen har i samarbejde med en række statslige institutioner, som har implementeret SBS, udarbejdet en casesamling omhandlende den gode anvendelse af SBS. Casesamling skal tjene som inspiration til institutioner, som skal implementere SBS. 

Læs casesamlingen om den gode anvendelse af SBS her

Læs præsentationen fra informationsmøde om casesamlingen om den gode anvendelse af SBS her

Ofte stillede spørgsmål

Som ny bruger af SBS kan de første dage være lidt overvældende. Derfor oplistes herunder svar på nogle af de mest hyppige spørgsmål, som vi har modtaget i supporten. Spørgsmål og svar bliver løbende udvidet.

Husk at tjekke vores brugervejledninger. Vejledningerne opdateres løbende, efterhånden som funktionaliteten i SBS opdateres. Du finder vejledningerne her.

Hvis du har yderligere spørgsmål, som du ikke finder svar på her, så kan du række henvendelse via Serviceportalen

SBS digitaliserer arbejdet med at udarbejde det lokale detailbudget og grundbudget, understøtter måneds- og udgiftsopfølgningen med rapportering og afvigelsesforklaringer samt giver et løbende og ajourført overblik over budget og forbrug i forhold til ramme og bevilling for alle bevillingstyper.

Systemets funktionalitet dækker alle typiske budgetområder som løn, øvrig drift, anlæg og indtægter. Derudover er der en række mere specifikke værktøjer/moduler til budgettering og opfølgning på mere detaljeret lønbudgettering, indtægter, tilskud, gebyrer mv.

Alle statsinstitutioner, som efter reglerne i Regnskabsbekendtgørelsen er forpligtigede til at anvende Økonomistyrelsens systemer, skal bruge SBS.

I statslige institutioner skal alle budgetansvarlige, økonomifunktioner og ledelsen i statslige institutioner, der er involverede i arbejdet med budgetlægning og budgetopfølgning, anvende budgetsystemet til både budgetlægning og budgetopfølgning herunder udarbejdelse af budgetforudsætninger og afvigelsesforklaringer.

Institutioner, der har SAP som økonomisystem, skal som minimum anvende SBS til indberetning af grundbudgetter og udgiftsopfølgning.

De selvejende institutioner kan frivilligt vælge at benytte SBS.

SAP institutionernes myndighedsopgaver i form af indberetning af grundbudgetter og udgiftsopfølgning skal ske via SBS. Anvendelsen af de enkelte budgetprodukter (som løn, drift, anlæg) vil være frivilligt for disse institutioner.

For de selvejende institutioner er SBS et frivilligt tilbud.

Hvis man som selvejende institutioner er interesseret i at benytte SBS, er man velkommen til at kontakte Økonomistyrelsen på

Økonomistyrelsen er systemejer og har indgået en 8-årig kontrakt med KDM og konsulenthusene Itelligence og Vision Management om etablering og drift af løsningen.

SBS er et brugerfinansieret administrativt system, der finansieres på samme måde som fx Navision Stat. Økonomistyrelsen vil hvert år i forbindelse med Prisfolderen fastlægge den endelige pris.

Find den aktuelle Prisfolder for Økonomistyrelsens systemer her

SBS sættes op til dig med de roller og rettigheder, som den enkelte koncern/institution ønsker.

Er du budgetansvarlig, vil din økonomifunktion være din lokale superbruger og supportfunktion.

Er du superbruger i en institution, skal du henvende dig via Serviceportalen hos Statens Administration.

SBS skal bruges til at lægge budget, godkende budget og til at gennemføre måneds- og udgiftsopfølgningen. Derfor vil du typisk skulle anvende SBS minimum en gang om måneden.

SBS understøtter de nuværende budgetteringsprocesser som fx udarbejdelse af lokale budgetterer samt finanslovsbidrag, grundbudget, udgiftsopfølgning og månedsopfølgningen.

Økonomistyrelsen har udarbejdet inspirationsmateriale om budgettering og årshjul. Her er der taget udgangspunkt i institutionernes nuværende årshjul og bedst praksis er beskrevet. Fx at det er en fordel, at have en strategi før et budget bliver vedtaget.

SBS understøtter, at man i strategiprocessen kan arbejde med forskellige økonomiske scenarier. Arbejdet med de lokale detaljerede budgetter kan kobles til det samlede finanslovsarbejde (fx mulighed for at se lokale budgetter i forhold til samlet ramme), og flerårige konsekvenser kan medregnes, nye aktiviteter kan lægges ind etc.

Læs mere her og download publikationen ’Inspiration til årshjul for enkel og værdiskabende styring’

Registreringsrammen er den infrastruktur, som anvendes til at holde styr på og skabe overblik over institutionens data. I praksis bør registreringsrammen derfor afspejle både institutionens faktiske styringsbehov og til dels rolle- og ansvarsfordelingen.

SBS er et standardsystem, der understøtter de statslige institutioners budget- og opfølgningsprocesser under hensyntagen til de lokale forskelligheder, bl.a. i opsætning af de enkelte registreringsrammer. Registreringsrammen i budgetsystemet vil indeholde obligatoriske dimensioner, faste dimensioner og øvrige lokale dimensioner. Der kan budgetteres på hele registreringsrammen i den enkelte institution, herunder eventuelle institutionsspecifikke dimensioner.

De obligatoriske dimensioner i budgetsystemet er de dimensioner, der allerede er obligatoriske at anvende i regnskabsregistreringen, dvs. FL-formål, delregnskab og finanskonto.

Med hensyn til de faste dimensioner er der i opbygningen af systemet, for at kunne håndtere de forskelligheder der eksisterer i de enkelte institutioners registreringsrammer, etableret tre dimensioner, der bruges som standard styringsfacetter i en række af systemets funktionaliteter. De faste dimensioner bevirker, at der via systemet nemt kan foretages konsolidering, tilbydes standardrapporter og oprettes en standardmodel for brugerstyring. Institutionens lokale dimensioner for budgetansvar og aktiviteter skal mappes til de tre faste dimensioner.

De øvrige lokale dimensioner er de dimensioner, der anvendes i den enkelte institution foruden de obligatoriske og de dimensioner, der er mappet til de faste dimensioner. Der kan anvendes op til seks lokale dimensioner i budgetsystemet.

Læs mere om den sammenhængende registreringsramme

SBS muliggør en konsolidering af budgetterne inden for de enkelte ministerområder.

Derudover er der via systemet mulighed for tværgående rapportering, hvor der for hele ministerområdet foretages en opfølgning på udvalgte tværgående aktiviteter, såfremt registreringsrammen på ministerområdet muliggør dette.

Det samlede datagrundlag vil ligeledes lette arbejdet med budgetopfølgningen.

Datagrundlaget for måneds- og udgiftsopfølgningen bliver skabt via SBS.

SBS understøtter processen ved, at talgrundlaget let kan indlæses fra SBS til Statens Koncernsystem (SKS) og ved, at afvigelsesforklaringerne ligger i systemet.

Udgiftsopfølgning og grundbudget vil fortsat skulle indlæses i SKS via en fil. Der skal stadig udarbejdes et selvstændigt notat i forbindelse med udgiftsopfølgningen.

En version i SBS er et budget for en given budgetopfølgning. Eksempelvis er grundbudgettet for 2020 én version, udgiftsopfølgning 1 for 2020 en version og så fremdeles. Alle versioner vedligeholdes af Økonomistyrelsen og er prædefinerede.

Sammenligningsversionen er den budgetversion som I ønsker at sammenligne det aktuelle budget med.  Eksempelvis vil I ved Udgiftsopfølgning 1 typisk sammenligne jeres budget med grundbudgettet.

I skal starte med at kopiere det senest opdaterede budget ind i den aktuelle version, dvs. i den budgetopfølgning som I er ved at udarbejde.  Herefter skal I justere løn- og anlægsbudget i submodulerne, hvis I anvender disse.

Nej, I skal kun kopiere budgettet ind i jeres aktuelle version én gang. Herefter vil budgettet være gemt i den aktuelle budgetversion. Hvis I fx vil lave Udgiftsopfølgning 1 og jeres seneste opdaterede budget er grundbudgettet, vil I skulle kopiere budgettet ind én gang til UO1-versionen. Herefter vil budgettet være gemt og I kan nu justere jeres nye prognose. Tilsvarende skal I, når i laver næste budgetopfølgning, kopiere det nye budget fra UO1 ind, og herefter justere jeres prognose.

Nej, når I kopierer fra version til version, så kopierer I kun budgettal ind i de ”åbne” måneder. Regnskabstal kan ikke overskrives af budgettal. 

Økonomistyrelsens systemforvaltning låser ikke en budgetversion, hvorfor I selv skal låse en given budgetversion. Det vil derfor være jeres egne interne deadlines, som afgør hvor længe I kan redigere i budgettet. I bør dog være opmærksomme på sidste indtastningsdag som for Udgiftsopfølgningen er d. 24.i måneden og for grundbudgettet er d. 31. december. Dermed kan I helt frem til sidste indtastningsdag af budgettet løbende redigere. 

Du finder det totale budget i inputskemaet som hedder ’tværgående’. Du finder det tværgående skema under økonomifunktionens procesflow > Institutionens budget > tværgående. Her vælger du det skema som passer til jeres registreringsramme, herunder om I anvender de 3 faste dimensioner, alle dimensioner (færre eller flere end 3) eller alias.

Ja, I har 2 simuleringsversioner til hver budgetversion, som kan anvendes til at indarbejde alternative scenarier for budgetprognosen. For grundbudgettet vil der være 5 simuleringsversioner tilgængelig.

Nej, du kan, når du udfylder ledetekstvinduet, gemme dine input som en variant. Herefter kan du blot nøjes med at vælge den gemte variant af dine input fremfor at skulle udfylde ledetekst vinduet på ny. Man skal dog være opmærksom på, at den gemte variant kun gælder det pågældende inputskema.

Hovedreglen er, at I skal kopiere fra jeres seneste opdaterede budget. Det afhænger derfor af hvor tit I justerer jeres prognose. Hvis I justerer jeres prognose en gang i kvartalet, vil I skulle kopiere fra grundbudgettet, men hvis I justerer prognosen hver måned, vil I skulle kopiere fra februars månedsopfølgning. 

Ja, det kan du godt. Du skal dog være opmærksomme på, at den ændrede visning ikke bliver gemt. Du vil derfor skulle ændre layoutet igen næste gang du åbner skemaet. Et eksempel på det kan være, at du i det tværgående inputskema ønsker at rykke de bagudrettede og fremadrettede kommentar felter frem til de bagudrettede og fremadrette afvigelser.

Du kan redigere i de grønne celler. De blå celler er låste. 

Afvigelserne kommer fra forskellen mellem jeres aktuelle budget og det budget I holder det op imod (sammenligningsversionen). Ved UO1 vil det altså være forskellen mellem grundbudgettet og jeres UO1 prognose.

I bestemmer selv, hvordan I vil håndtere interne afvigelsesforklaringer, men bør dog have et væsentlighedsniveau for, hvornår I skriver afvigelsesforklaringer. Det anbefales, at I anvender det i et omfang, så det giver bedre styring og ikke resulterer i overstyring.

Det skyldes at budgettering og kontering ikke sker på samme kontostreng. Kontostrengen er kombinationen af jeres registreringsrammes dimensionsværdier, og betyder derfor at I bør budgetlægge på den samme kombination af dimensionsværdier som I forventer at bogfører.

Ja, ved at højre-klikke på et regnskabstal i budgettet og vælge spring > finansposter – detail kan du se de underliggende regnskabsposter.

Ja, ved at højre-klikke på et tal i de grønne celler og vælge spring > revisionsspor kan du se, hvilke ændringer der er foretaget for det tal. 

Udgangspunktet er, at I selv bestemmer, hvordan I anvender felterne. Det anbefales dog, at I anvender felterne der, hvor det giver mening at indskrive forudsætninger, risikoprofil mv. 

Der kan skrives op til 250 tegn.

Økonomifunktionens inputskema åbner med et filter svarende til resultatopgørelsen, dvs. standardkonto 11. Det er muligt at fjerne dette filter og derved se regnskab og lægge budget på de øvrige standardkonti, fx til brug for budgettering af anlægsbevillinger, tilskud mv.

Du skal starte med at indlæse den seneste LDV-fremskrivning. Det gør du i inputskemaet ”kopier fra LDV til version”. 

Jeres korrigerede lønposter kommer også med over i lønmodulet fra LDV. I bør dog tage stilling til, om I fortsat skal korrigere direkte i LDV, eller vil gøre det i SBS fremadrettet, da I kan korrigere det samme i SBS. 

Den viser forskellen imellem hvad der ligger i den version i SBS,  som der kopieres til og det som der ligger i LDV. Datatypen ”Faktisk LDV” viser den faktiske udbetalte løn. 

I inputskemaet ”Justering af beløb og Årsværk” kan der justeres i de grønne felter, som har kolonneoverskriften ”justerede poster..”. Efter at have indarbejder justeringerne,  skal der trykkes på ”beregn på ny” under Analysis-fanen. 

Det justerede budget kan ses under kolonnen ”lønposter i alt [årstal]”.

Du finder lønnen på månedsbasis ved at klikke på plus tegnet [+] ud for kolonnen ”Lønposter i alt [årstal]” 

Nej, justeringerne gemmes i den aktuelle version. Hvis justeringerne ønskes kopieret til næste budgetopfølgning skal der ved næste budgetopfølgning vælges inputskemaet ”kopier fra version til version”.

Nej, de kan se og give tekstmæssige input via et særligt inputskema.

De brugere som har fået en særlig lønrolle. Det er institutionen der er ansvarlige for tildeling af denne rolle. 

Den enkelte budgetansvarlige har adgang til egne data. Hvis du fx er kontorchef, har du kun adgang til dit eget kontorbudget. Når du har godkendt dit budget eller udgiftsopfølgning, frigives data til næste godkendelsestrin i din organisation fx en afdelingschef/vicedirektør samt til den lokale økonomifunktion.

Samme proces gælder fra vicedirektører til direktør, fra institution til departement samt fra ressortdepartement til Finansministeriet.

Økonomifunktionen vil have særlig udvidet adgang.

Den konkrete opsætning afhænger af institutionens organisering og bemyndigelser, der er udgangspunktet for roller og rettigheder i SBS.

Budgetsystemet bygger på en standard SAP BPC teknologi, hvor data samles i en SAP HANA platform.

Systemet er kravstillet til at leve op til alle gældende og kommende krav i forhold til ISO 27001 standarder, GDPR (den nye Persondataforordning) mv. Systemet vil blive revideret og risikovurderet som en integreret del af Moderniseringsstyrelsen administrative systemer.

SBS er integreret med de øvrige fællesstatslige administrative systemer som Statens Koncernsystem (SKS), Navision Stat, og LDV

SBS stiller en generisk integrationsgrænseflade til rådighed. Den enkelte institution kan således selv udvikle integration til lokale fagsystemer for så vidt angår økonomi- og forbrugsdata.

SBS kan ikke erstatte deciderede sagsbehandlingssystemer som fx tilskudsadministration eller projektporteføljestyring. Dog vil SBS give mulighed for at etablere integrationsflade i forhold til økonomidataudveksling.