Forberedelse til implementering af Statens Budgetsystem

På denne side kan du læse om den lokale implementering og udvalgte overvejelser, den enkelte institution skal gøre sig som forberedelse af implementeringen.

Etablering af lokal implementeringsgruppe, herunder udpegning af kontaktperson

I skal som institution udpege de personer hos jer, der har en særlig rolle i jeres lokale implementering. En god implementering forudsætter dedikerede ressourcer, der skal være kontinuerligt deltagende i møder og workshops.

Tabellen Kompetenceprofiler beskriver fire forskellige kompetenceprofiler, der tilsammen udgør jeres institutions implementeringsgruppe. Det er Økonomistyrelsens anbefaling, at hver institution, afhængig af størrelse, sammensætter en implementeringsgruppe med 2-5 medarbejdere fra økonomifunktionen. Den samme person kan godt varetage flere roller, mens der ligeledes kan være flere personer, der varetager samme rolle. Der bør i implementeringsgruppen indgå medarbejdere med erfaring og indgående kendskab til institutionen. Tilsvarende bør økonomichef (eller tilsvarende), såfremt vedkommende ikke indgår i implementeringsgruppen, føre en tæt opfølgning med implementeringsforløbet. Når implementeringsforløbet er afsluttet, er der en fortsat opgave med at sikre udbredelse og anvendelse af SBS i hele institutionen.

Der bør samtidig i implementeringsgruppen være medarbejdere med særlig indsigt i lønfremskrivning og anlæg. De medarbejdere, der ikke er en del af implementeringsgruppen, men som i deres daglige arbejde vil skulle anvende SBS, vil få mulighed for uddannelse undervejs i forløbet.

Jeres implementeringsansvarlige fungerer som primær kontaktperson for Økonomistyrelsen.

Uddannelse af den øvrige økonomifunktion tilbydes undervejs i forløbet.

 

Tabel over kompetenceprofiler

Ansvarsområde

Beskrivelse

Implementeringsansvarlig

Kommunikation og Governance

Den implementeringsansvarlige i institutionen. Er den primære kontaktperson til Økonomistyrelsen og har desuden ansvaret for kommunikation og governance. Det bør tilstræbes, at den Implementeringsansvarlige har både erfaring og indgående kendskab til institutionen.

Forretning og styringsmodel

Organisatorisk forandring

Kendskab til institutionens forretning og styringsmodel, samt disses potentielle påvirkning af processerne i SBS. Har ansvaret for registreringsrammen i SBS.

Undervisning og superbruger

Uddannelse og support

Superbruger i SBS med indgående kendskab til vejledningsmaterialet. Skal oprette skabeloner for procesflows samt oprette og vedligeholde brugere. Har ligeledes ansvar for uddannelse og support.

Overblik over data

Data og system

Skal have kendskab til integrationer mellem systemer i institutionen, sammenhæng til registreringsrammen samt kendskab til systemopsætninger i SLS og LDV. Skal indlevere og validere data.

 

Opgavepakker

Økonomistyrelsen sender hen over implementeringsforløbet forskellige opgavepakker, som beskriver de opgaver, som institutionen skal løse for at være klar til implementeringsforløbet. Opgavepakkerne vedrører fx dataindsamling, hvor institutionen modtager skemaer til struktureret indsamling eller de vedrører forklaring til systemroller i SBS, så institutionen kan udpege de rette til at deltage i uddannelsesaktiviteter.

Opgavepakkerne består af en beskrivelse af opgaven og tilhørende skemaer, som skal returneres inden for en given frist. Fristen fremgår også af opgavepakken.

Det er vigtigt, at institutionen returnerer skemaer mv. indenfor fristen. Implementeringsforløbet er komprimeret og bygger på de informationer og data, som institutionerne returnerer. Forsinket tilbagevenden kan således bremse implementeringen hos institutionen.

Forretning og styringsmodel

Implementering af SBS er både en systemimplementering og en forandringsproces, der kan indebære tilpasninger af institutionens eksisterende styringsmodel.

Tre gode erfaringer fra pilot- og opstartsimplementeringen er, at

  1. Succesfuld implementering forudsætter gensidig forventningsafstemning mellem institution og Økonomistyrelsen

  2. Lokalt ledelsesfokus letter implementeringsprocessen

  3. Dedikerede ressourcer, der går igen i implementeringsaktiviteterne, sikrer det bedste fundament for en god implementering samt overgang til drift

Dataindsamling og verificering

Omdrejningspunktet for implementeringsforløbet er, at institutionens data ligger i SBS. Det kræver en lokal indsats at indsamle og verificere data, så det sikres, at data er korrekt, og at systemet bliver sat rigtigt op iht. institutionens ønsker og behov samt at dialog og uddannelsesaktiviteter sker ud fra institutionens egne data igennem hele forløbet. Institutionen skal blandt andet udfylde information om LDV, budgetartskontoplan, anlæg og løn samt validere bogføringskredse.

For at sikre, at SBS kan indfri institutionens behov for og ønsker til fremtidig økonomistyring, afholder institutionen og Økonomistyrelsen et møde tidligt i forløbet, hvor institutionens registreringsramme samt styrings-og forretningsmæssige potentiale drøftes i forhold til de gevinster, SBS kan give.