Erfaringer med periodisering/prognosticering

""

At periodisere sit budget vil sige at inddele budgettet i afgrænsede perioder og holde det op mod det løbende forbrug. Periodisering kan styrke den aktuelle viden om forholdet mellem budgettet og det faktiske forbrug, og bidrage til at mindske økonomiske overraskelser.

Økonomifunktionen afdækker under budgetlægning sammen med den enkelte afdeling eller kontor/enhed, hvornår på året aktiviteterne afholdes og det resulterer i et budgetmæssigt ressourcetræk. Et periodiseret budget er et godt udgangspunkt for en løbende opfølgning, der giver økonomifunktionen og enhedens ledelse indblik i forretningen.

En fælles tilgang til periodisering for hele organisationen og i forhold til opfølgning på økonomien er en fordel. Det betyder ikke, at alle enheders budgetter skal perioderes i samme frekvens eller på samme detaljeringsniveau, men derimod at økonomifunktionen aktivt forholder sig til de styringsmæssige behov for de enkelte enheder.

5 gode råd til periodisering/prognosticering:

  1. Økonomifunktionen sætter retningslinjer for periodisering af enhedernes budgetter.
  2. Budgetterne periodiseres på lavest mulige organisatorisk niveau med budgetansvar.
  3. Budgettet for henholdsvis aktiviteter og udgifter inddeles i samme perioder.
  4. Periodisering af budgettet afspejler enhedernes karakteristika og behov for opfølgning.
  5. Økonomifunktionen tager aktivt stilling til konsekvenser under opfølgningen ved eventuelle efterslæb i den løbende aktivitetsregistrering.

Der er forskellige måder at periodisere på, fx:

  1. Budgettet fordeles ligeligt over året, fx som 12-dele eller anden ligelig fordeling af budgettet.
  2. Årets forbrug sammenholdes på et givet tidspunkt med sidste års forbrugsandel på samme tidspunkt.
  3. Samme metode som under 2, men man inddrager forbrugsandele for mere end et år tilbage i tid som sammenligningsgrundlag.
  4. Der tages inden budgetåret eksplicit stilling til, hvornår på året forskellige aktiviteter forventes at falde, og dermed i hvilke måneder bestemte udgifter vil falde.
  5. Man fremskriver det faktiske forbrug på et givet tidspunkt i året til et samlet årsforbrug, og sammenholder dette med det budgetterede årsforbrug.

Metoderne beskrives i en undersøgelse gennemført af KORA for partnerskabet om god økonomistyring i kommunerne. Undersøgelsen viser, at praksis i kommunerne er, at metode 2, 4 og 5 anvendes mest.

Kommunernes praksis for prognosticering af forventet regnskab

Figuren viser kommunernes praksis for prognosticering af forventet regnskab, der skelnes mellem seks forskellige måder at prognosticere forventet regnskab.

Kilde: figur 3.18 i rapporten "Kommunernes økonomistyring 2016"

Læs mere i undersøgelsens afsnit 3.2.4. om Budgetopfølgning og prognoser.

På de danske sygehuse anvendes også forskellige måder at periodisere på. En undersøgelse af praksis på sygehusene viser, at metode 4 og 5 anvendes mest. Derudover anvendes også ofte en kombination eller variation af flere af ovenstående metoder.

Metoder til periodisering på sygehuse

Figuren viser fordelingen af sygehusenes metoder til periodisering, der skelnes mellem seks forskellige metoder.

Kilde: figur 10 i ”Økonomistyring på sygehusene”, juni 2017.

Læs underafsnittet om budgettering i undersøgelsen her.

For statslige institutioner er fastsat centrale krav for, hvordan der skal periodiseres. Afhængigt af, hvilken bevillingstype der er tale om, periodiseres månedligt eller kvartalsvist. Fx gælder for reservationsbevillinger, at der skal foretages en konkret vurdering af, om en månedlig eller kvartalsvis periodisering er hensigtsmæssig ud fra bevillingens størrelse, behovet for tæt opfølgning, spredning af forbruget over året og andre særlige styringsbehov, fx politiske hensyn. Bevillings- og prognoseudviklingen indgår i de kvartalsvise udgiftsopfølgninger, som alle ministerområder afleverer til Finansministeriet.

En undersøgelse af styring i staten fra 2016 viser, at statslige institutioner med en risikobaseret tilgang til den finansielle controlling opnår en bedre prognosepræcision end institutioner, hvor den finansielle controlling er ens på tværs af alle områder. Generelt kan det konstateres, at udgiftsopfølgningskonceptet, inkl. kravene om periodisering, har medført et bedre og tidligere overblik over det økonomiske råderum.

Læs mere om anbefalinger til periodisering på danske sygehuse her 

Inspiration til periodisering på danske sygehuse

Læs mere om anbefalinger til periodisering i danske kommuner her

Læs mere om regler for periodisering i statslige institutioner på side 11 her