Effektiv drift

En effektiv drift i de offentlige institutioner skal sikre den rette balance mellem at skabe resultater og værdi for borgerene og brugerne, og de ressourcer opgaven kræver.

En effektiv styring af driften er en vigtig opgave for både topledelse og fagchefer, da værdiskabelsen sker i den daglige drift. Ledelsen i de offentlige institutioner skal hele tiden sikre, at de opnår de bedste faglige resultater, til gavn for borgere og brugere, for de ressourcer, der er stillet til rådighed. En effektiv drift handler om, at institutionerne arbejder konstruktivt under de givne rammer, og fokuserer på det, der skaber værdi.

Fokus på fremdrift og kvalitet i de faglige opgaver er centralt for at opnå en effektiv drift. Derudover er en optimal sammensætning af medarbejdere med kompetencer, der er tilpasset de aktuelle opgaver vigtig, samtidig med at der også er fokus på den langsigtede opgavevaretagelse og behovet for kompetenceudvikling.

Opgaveløsningen skal dagligt tilrettelægges, så der opnås den rette balance mellem faglighed og fremdrift i opgaveløsningen. Tilrettelæggelsen af opgaverne skal vurderes og justeres med jævne mellemrum, så de løbende optimeres, udvikles og kvalitetssikres, og gerne i samarbejde med borgere og brugere.

Stabsfunktioner har en central opgave i at understøtte effektiv drift ved at udvikle og stille relevante data, viden og redskaber til rådighed for topledelse og fagchefer. Dette skal understøtte, at der på alle niveauer i institutionen løbende sker den nødvendige prioritering og tilpasning af opgaverne.

Styring og ledelse er centralt

For at opnå en effektiv drift er der både styrings- og ledelsesmæssige fokusområder, læs mere herom her:

Skab overblik, understøt planlægning og gennemfør prioritering

  • Skab overblik over fremdrift og ressourceforbrug på kerneopgaverne.
  • Sikre enkle processer, der understøtter fremdrift og sammenhængende opgaveløsning på tværs af fagligheder og organisering, og med fokus på målgruppen
  • Lav både en klar kortsigtet og langsigtet planlægning af kerneopgaver og -projekter fx for de næste 3, 6, 12 mdr.
  • Træn ledere og medarbejder i forventningsafstemning om roller, ansvar og mandat, samt i evnen til at fastlægge ressourceforbrug og kvalitetsniveau for opgaveløsningen
  • Gør prioriteringsrummet klart, og prioritér ud fra data om kvalitet og effekt, så opgaven skaber størst mulig værdi
  • Fjern de projekter eller processer, som ikke skaber værdi

Fokus på medarbejdere og kompetencer

  • Skab overblik over sammensætningen af medarbejdere og kompetencer, så de understøtter behov og målsætninger
  • Vær åben og tydelige om retningslinjerne for arbejdstid
  • Understøt et godt arbejdsmiljø, trivsel og lavt sygefravær

Sikre en god kapacitetsudnyttelse

  • Udnyt de materielle kapaciteter optimalt gennem viden om fx tomgang
  • Hav fokus på materiellets levetid og tidspunkt for genanskaffelse
  • Sørg for en rettidig og gennemsigtig risikostyring ift. den materielle kapacitet

Dialog og løbende forventningsafstemning

For at opnå en effektiv drift har topledelse og fagchefer en løbende dialog om de driftsnære resultater for borgere og brugere. Dialogen retter fokus på, hvordan resultaterne opnås effektivt ud fra de givne ressourcer og består af en løbende forventningsafstemning.

Topledelse og fagchefer må kunne bevæge sig problemfrit mellem den konkrete opgaveløsning og det overordnede strategiske perspektiv, og være i stand til at skifte perspektiv fra overblik til detaljer. Topledelse og fagchefer skal kunne søge løsninger i nye faglige fællesskaber, og træde ud af deres eget ansvarsområde og faglighed. Med andre ord, skal de have evnen til at lede i det flerfaglige rum.

Fagchefer skal være nærværende og synlige i den daglige drift, så de kan skabe motivation og engagement hos medarbejderne, og understøtte dem i den konkrete opgaveløsning og gribe ind, når der er behov for det.

Fagchefer og medarbejdere er sammen om at skabe mening og resultater i arbejdet gennem en løbende dialog om bl.a. forholdet mellem faglige hensyn, borgerne og samfundets behov, og institutionens strategiske målsætninger.

Følgende eksempler på redskaber kan understøtte arbejdet med at have en effektiv drift:

Den enkelte institution vælger de redskaber, som skaber mest værdi og giver den bedste understøttelse af effektiv drift. Værktøjerne skal altid tilpasses det konkrete behov og skal løbende justeres.

Læs mere om værktøjerne på siden Publikationer, vejlledninger og værktøjer, hvor der også fremgår tilgængelig resumeer.