Effektiv drift

En effektiv drift i de offentlige institutioner sikres ved at ressourcer og aktiviteter kobles, så de skaber mest mulig værdi for borgerne og brugerne.

billede viser tre elementer i effektiv drift: 1) Sammenhæng mellem aktiviteter, ressourceforbrug og processer, 2) Bevidsthed om mål for kvalitet og serviceniveau 3) Løbende udvikling af processer, kompetencer og organisering

En effektiv drift i de offentlige institutioner sikres ved at ressourcer og aktiviteter kobles, så de skaber mest mulig værdi for borgerne og brugerne.
En effektiv styring af driften er en vigtig opgave for både topledelse og fagchefer, da værdiskabelsen sker i den daglige drift. Lederne i de offentlige institutioner skal derfor hele tiden sikre, at de opnår faglige resultater, der skaber værdi for borgere og brugere, for de ressourcer der er stillet til rådighed.
For at opnå en effektiv drift skal der løbende fokuseres på fremdrift og kvalitet i de faglige opgaver. Medarbejdernes kompetencer skal sammensættes, så den er optimal i forhold til opgaverne, og planlægningen og organiseringen af arbejdet skal være kendetegnet af en tydelig ansvars- og rollefordeling. Derudover skal beslutningsprocesserne understøtte en effektiv opgaveløsning og være præget af gennemsigtighed.
En effektiv drift udøves både i de enkelte enheder og på tværs af institutionen, hvor der løbende skal ske en prioritering af ressourcer og aktiviteter, samt foretages en vurdering af risici og håndteringen heraf.

Modenhedstrappe for effektiv drift

Billede viser forskellige niveauer for en institutions evne til at bedrive effektiv drift

Se modenhedstrappen her

Styring og ledelse er centralt

For at opnå en effektiv drift er der både styrings- og ledelsesmæssige fokusområder, læs mere herom her:

Skab overblik, understøt planlægning og gennemfør prioritering

  • Skab enkle processer, der understøtter fremdrift og sammenhængende opgaveløsning på tværs af fagligheder og organisering
  • Foretag både kortsigtet og langsigtet planlægning af kerneopgaver og –projekter, fx for de næste 3, 6, 12, 24 mdr.
  • Træn evnen til at fastlægge ressourceforbrug og kvalitetsniveau for opgaveløsningen
  • Prioritér ud fra viden om kvalitet og effekt, så opgaven skaber størst mulig værdi
  • Fjern de projekter eller processer, som ikke skaber værdi

Fokus på medarbejdere og kompetencer

  • Skab overblik over sammensætningen af medarbejderenes kompetencer og sørg for at de understøtter opgaveløsningen og de overordnede målsætninger
  • Sørg for en løbende dialog om udvikling af kompetencer på kort og længere sigt
  • Træn ledere og medarbejder i forventningsafstemning om roller og ansva

Sikre en god  risikostyring

  • Identificer løbende, fx strategiske, operationelle, finansielle og juriske risici
  • Sørg for at alle risici vurderes og håndteres rettidig
  • Sørg for risikostyringen rapporteres og forankres i alle organisatoriske niveauer

Dialog og løbende forventningsafstemning

For at opnå en effektiv drift skal topledelse og fagchefer have en løbende dialog om de driftsnære resultater og hvorvidt de skaber værdi for borgere og brugere, og hvordan det opnås med den mest optimale brug af givne ressourcer.

Effektiv drift forudsætter derfor en løbende forventningsafstemning, der er baseret på tillid mellem ledere, og mellem ledere og medarbejdere, samt mellem forskellige fagligheder. Dette understøttes af en dialog om ansvars- og rollefordeling, samt en kultur, der fokuser på kvalitet i opgaveløsning og værdiskabelse.

Topledelse og fagchefer skal kunne forstå både den konkrete opgaveløsning og det overordnede strategiske perspektiv, og være i stand til at skifte perspektiv fra detaljer til overblik. Alle ledere skal være åbne for at søge løsninger i nye faglige fællesskaber, og træde ud af deres eget ansvarsområde og faglighed.

Fagchefer skal være nærværende og synlige i den daglige drift, så de kan skabe motivation og engagement hos medarbejderne, og understøtte dem i den konkrete opgaveløsning og gribe ind, når der er behov for det. Fagchefer og medarbejdere er sammen om at skabe mening og resultater i arbejdet gennem en løbende dialog om bl.a. faglige og strategiske hensyn, kvaliteten af opgaveløsningen og brugernes behov.

Følgende eksempler på redskaber kan understøtte arbejdet med at have en effektiv drift:

Den enkelte institution vælger de redskaber, som skaber mest værdi og giver den bedste understøttelse af effektiv drift. Værktøjerne skal altid tilpasses det konkrete behov og skal løbende justeres.

Læs mere om værktøjerne på siden Publikationer, vejlledninger og værktøjer, hvor der også fremgår tilgængelig resumeer.