Anbefalinger til budgettering

""

Et godt budget er en forudsætning for at kunne bedrive enkel og værdiskabende styring og ledelse, hvor både fremdrift og løbende prioriteringer er understøttet.

Budgettet skal være realistisk

Det er vigtigt, at budgettet er så realistisk som muligt. Hvis I er for optimistiske i jeres budgetlægning, er der en risiko for, at I kommer til at underbudgettere. Hvis I derimod lægger en buffer ind i budgettet, som ikke anvendes, så lægger I beslag på ressourcer, der kunne havde været brugt til at skabe værdi for borgere og virksomheder andetsteds. Det er derfor vigtigt, at I er så realistiske som muligt, når I lægger budgettet.

Budgettet skal være koblet til strategien og baseret på jeres aktiviteter

Økonomistyrelsen anbefaler, at budgettet har ophæng i jeres institutions strategiske pejlemærker. Derfor anbefaler vi, at I tilrettelægger årshjulet således, at de strategiske drøftelser går forud for arbejdet med budgettet.

Herudover anbefaler vi, at budgettet er baseret på jeres forventninger til de aktiviteter, I skal udføre i det kommende år. Herigennem får I skabt en tættere kobling mellem budgettet og strategien, idet aktiviteterne er en nedbrydning af strategien.

Til at understøtte den proces kan aktiviteternes enhedsomkostninger med fordel anvendes som budgetteringsforudsætninger, der hvor det er muligt. Det kan endvidere være med til at skabe klarhed over eventuelle budgetafvigelser, så I fx kan se, om det er antallet af aktiviteter eller prisen pr. aktivitet, der har udviklet sig anderledes end forventet.

 

Detaljeret budget uden overstyring

Når I lægger jeres institutions eller enheds budget, skal det være tilpas detaljeret, så det er med til at skabe klarhed om rammer og forudsætninger for både den budgetansvarlige chef og direktionen i institutionen.

Samtidig muliggør et detaljeret budget, at I kan foretage budgetopfølgninger på samme detaljeringsniveau, hvilket understøtter, at I præcist og tidligt på året kan identificere eventuelle mer- og mindreforbrug.

Med et mere detaljeret budget følger imidlertid også en mere ressourcekrævende budgetproces. For at undgå overstyring er det derfor vigtigt, at I foretager en afvejning af, om de styringsmæssige gevinster opvejer de ressourcer, det kræver at udarbejde det mere detaljerede budget, så I ikke bedriver overstyring.

Budgettering i det nye fællesstatslige budgetsystem - Statens Budgetsystem

Økonomistyrelsen understøtter budgetlægningen og -opfølgningen i staten med Statens Budgetsystem (SBS). Systemet er med til at sikre bedre kvalitet og mere gennemsigtighed i budgetlægningsarbejdet.

SBS er bygget omkring grundlæggende økonomiprocesser, herunder arbejdet med drifts-, løn- og investeringsbudget samt omkostningsfordeling og koncernstyring. SBS systemunderstøtter processerne fra økonomistyringens årshjul, som illustreret på nedenstående billede.

Billedet viser hvordan Statens budgetsystem indgår i den eksterne afrapportering og den interne budgettering.


Statens Budgetsystem er et fleksibelt værktøj som skal understøtte jeres styringsbehov. 

Læs mere om SBS her

Få det optimale ud af Statens Budgetsystem

SBS giver jer en oplagt mulighed for at gentænke jeres økonomiske styring.

For at jeres institution kan bruge Statens Budgetsystem optimalt, er det en god ide at overveje, om jeres registreringsramme og nuværende budgetpraksis giver den mest optimale økonomiske styring. Økonomistyrelsen har hertil udgivet inspirationsmateriale om, hvordan I kan opsætte en sammenhængende registreringsramme, så I kan få det optimale ud af det nye system.

Læs mere om hvordan I kan få en sammenhængende registreringsramme

Ibrugtagelsen af SBS er en forandringsproces. Forandringen ved ibrugtagelsen af SBS skal drives af de gevinster ved SBS, som I vælger at fokusere på afhængigt af jeres styringsbehov. Gevinsterne I kan opnå er:

  • Kvalitetsløft af økonomistyring via systemunderstøttelse af budgetarbejdet, større gennemsigtighed og bedre kvalitet af budgetdata, klart definerede roller og processer og styrket governance.
  • Forbedring af sammenhængende styring: SBS understøtter bedre overblik mellem opgavernes økonomi og strategi.
  • Forbedring af styrings- og beslutningsgrundlag for ledelsen ved kobling af intern budgettering og ekstern rapportering (udgiftsopfølgning) samt ved større gennemsigtighed i budgetlægning og –opfølgning.
  • Digitalisering og effektivisering af budgetarbejdet, blandt andet via samling af alle processer i et budgetterings årshjul under ét system og systemunderstøttelse af budgetprocesser for de decentrale budgetansvarlige. Dette giver mere effektiv budgetarbejde og frigør ressourcer til de faglige opgaver.
  • Bedre koncernstyring: arbejde med budgetter på tværs af koncernens institutioner og bedre synliggørelse af det økonomiske råderum på tværs af ministerområdet. 

Læs en casesamling om den gode anvendelse af SBS her

Når SBS implementeringsforløb er gennemført, fortsætter institutionens proces med at få mest mulig værdi af SBS. Det er vigtigt at fortsatte med at have fokus på forandringsprocessen også efter systemimplementeringen, da dette fokus vil medvirke til at I opnår alle ønskede effekter og gevinster ved SBS.

Vi vil løbende udgive inspirationsmateriale og anbefalinger til budgetprocesserne i de statslige institutioner. Hvis I har spørgsmål til budgetsystemet og samspillet med forretningen, er I velkomne til at kontakte kontaktpersonen på jeres ministerområde.

I finder listen over kontaktpersoner her