Afstemning af regnskabskonti

Med afsæt i regnskabsbekendtgørelsens § 36, stk. 3 har Økonomistyrelsen fastsat kravene til den kvartalvise regnskabsgodkendelse.

Som et led i den kvartalsvise godkendelse skal institutionerne sikre sig, at aktiver og passiver er regnskabsmæssigt afstemt. Læs mere om den kvartalsvise regnskabsgodkendelse.

Omfanget og karakteren af afstemningerne kan variere til en vis grad fra institution til institution på grund af forskelle i den underliggende aktivitet.

Typisk gennemføres følgende afstemningstyper:

1. Bankafstemninger: Saldo i banken afstemmes med saldo i bogføringen (Navision Stat). Navision Stats automatiske Bankkontoafstemning anvendes til at afstemme bankkonti, hvor der indlæses kontopostfiler fra banken i bogføringssystemet (Navision Stat).
2. Specifikation af ikke udlignede poster (Beholdningsafstemninger). For den enkelte finanskonto hentes alle åbne (dvs. ikke-udlignede) poster. Resultatet af afstemningen er en specifikation af ikke udlignede poster ved regnskabsperiodens afslutning.
3. Modulafstemninger. Der foretages afstemning af de enkelte moduler med finansmodulet i bogføringssystemet (Navision Stat).
4. Øvrige afstemninger: Her vil typisk være tale om afstemning mellem eksternt materiale og bogføringssystemets (Navision Stats) finansmodul eller mellem en balancekonto og modkontoen.

For institutioner tilknyttet Statens Administration bliver ovennævnte afstemninger udført af Statens Administration. Statens Administration udarbejder på månedsbasis en regnskabserklæring indeholdende en såkaldt afstemnings- og specifikationstjekliste, som er en oversigt over periodens udførte afstemninger med tilhørende dokumentation.

Institutionerne tilknyttet Statens Administration bør benytte denne dokumentation som grundlag for vurderingen af, om aktiver og passiver er regnskabsmæssigt afstemt.

Selvom afstemningsaktiviteter bliver udført af et administrativt fællesskab, har institutionen ansvaret for regnskabets rigtighed. Derfor skal institutionen være ajour med, at relevante handlinger er udført.

Institutioner, der ikke er tilknyttet Statens Administration, kan strukturere afstemningsaktiviteterne med udgangspunkt i regnskabserklæringen fra Statens Administration.