Balance - aktiver

Aktiverne på balancen består af institutionens beholdninger og tilgodehavender.

Beholdningerne udgør værdien af institutionens produktionsaktiver såvel fysiske som ikke fysiske aktiver anskaffet med henblik på længerevarende brug, herunder færdigudviklede IT systemer, bygninger, maskiner og IT udstyr m.v. samt eventuelt varelagre.

Beholdninger skabes ved at institutionerne anskaffer deres aktiver via balancen. Beholdninger er derfor et udtryk for et aktiveret ressourceforbrug, som ikke er forbrugt og udgiftsført i resultatopgørelsen. Forbruget bliver først omkostningsført, når afskrivningerne foretages. Eller med andre ord, trækkes ressourceforbruget via balancen og omkostningsføres i resultatopgørelsen. Der er derfor en stor sammenhæng mellem balancen og resultatopgørelsen, med hensyn til de omkostninger, der vises i driften.

Overordnet kan balancens aktivside opdeles i følgende aktivtyper:

• Anlægsaktiver
  • Immaterielle anlægsaktiver
  • Materielle anlægsaktiver
  • Finansielle anlægsaktiver
• Omsætningsaktiver

Anlægsaktiver undergrupperes altså i kategorierne immaterielle, materielle og finansielle anlægsaktiver. Karakteristikken af de tre kategorier er i sagens natur forskellig, men fælles for anlægsaktiverne er, at de indregnes på balancen, når aktivet er anskaffet til vedvarende brug eller eje og indgår som et produktionsaktiv i institutionen samt aktivets kostpris kan opgøres pålideligt. Indregning betinger, at aktivet vil bidrage til institutionens målopfyldelse.

Anlægsaktiver værdifastsættes til kostpris inklusiv alle omkostninger foranlediget af anskaffelsen eller som direkte kan henføres til det fremstillede aktiv, indtil det tidspunkt hvor aktivet er klar til at blive taget i brug.

Et immaterielt aktiv er et identificerbart, ikke-monetært aktiv uden fysisk substans, som besiddes med henblik på produktion, distribution, til udlejning eller til administrative formål.

Immaterielle aktiver vises som den første hovedpost på balancens aktivside og klassificeres som:

• Udviklingsprojekter under udførelse
• Færdiggjorte udviklingsprojekter
• Erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv.

Immaterielle anlægsaktiver omfatter såvel de aktiver som er anskaffet mod vederlag, som dem der er oparbejdet eller fremstillet af institutionen selv.

Materielle aktiver kan defineres som aktiver, der har fysisk substans, og som er bestemt til vedvarende eje og brug. Endvidere vil man ofte kunne besigtige et materielt aktiv og dermed være i stand til at identificere og klassificere aktivet ud fra en vurdering af aktivets hovedformål.

Finansielle anlægsaktiver eksisterer kun i få statslige institutioner bortset fra den statsforskrivning, der er optaget som et finansielt aktiv i alle statslige virksomheder.

Det kræver særskilt hjemmel på finansloven at foretage udlån eller at anskaffe værdipapirer. Institutioner med overskydende likviditet må således ikke købe værdipapirer.

Selve administrationen af aktiverne kan være henlagt til en anden myndighed, men ejerskabet henhører under den institution, der bærer den økonomiske risiko i forhold til den pågældende aktivitet. Ofte overdrages udlån og værdipapirer til forvaltning i Økonomistyrelsen, mens Statsgældsforvaltningen i Danmarks Nationalbank varetager forvaltningen og regnskabsføringen af emissionskurstab.

Finansielle anlægsaktiver vises som en post på balancens aktivside opdelt i:

• Statsforskrivning
• Udlån og andre langfristede tilgodehavender
• Kapitalandele
• Andre værdipapirer

Der er ikke adgang til at foretage afskrivning eller nedskrivning af finansielle anlægsaktiver. Omsætningsaktiver er en samlebetegnelse for aktiver med en brugstid på under ét år modsat anlægsaktiver, der har en brugstid på over ét år. Omsætningsaktiverne består af varebeholdninger, tilgodehavender, værdipapirer og likvide midler. Tilgodehavender indeholder pengetilgodehavender fra salg af vare- og tjenesteydelser, igangværende arbejder for fremmed regning samt periodeafgrænsningsposter i form af forudbetalte omkostninger.

Tilgodehavender og igangværende arbejder for fremmed regning er udtryk for indtægter, som allerede er indtægtsført og institutionen har til gode hos sine kunder. Det afgørende for om en ydelse er et tilgodehavende er, at der er sket levering af ydelsen og underordnet om der er sket fakturering eller ej. Igangværende arbejder for fremmed regning er et udtryk det projektarbejde af længere varighed, som løbende leveres til kunden, men nødvendigvis ikke altid faktureres i samme takt. Ofte vil det være sådant ved længerevarende projektarbejder, at der løbende a conto faktureres til kunden i takt med at arbejdet udføres. Den del, som endnu ikke er faktureret, står opført som igangværende arbejder for fremmed regning. Det allerede fakturerede arbejde på projektet står opført under tilgodehavender.

Periodeafgrænsningsposter er et udtryk for de omkostninger, som er forudbetalt. Det er ikke ualmindeligt, at en leverandør kræver forudbetaling før leverance af sine ydelser f.eks. i form af et abonnement. Denne forudbetaling føres derfor ikke i driften, men placeres på balancen i forbindelse med en periodeafslutning og flyttes herfra i næste regnskabsperiode til den relevante omkostningskonto, når forbruget finder sted. Hvis der er forudbetalt penge for leverance af varer bogføres disse på varelagre.

På baggrund af ovenstående definitioner følger aktiverne på balancen en nærmere defineret klassifikation. Klassifikationen skal vise de hoved- og underposter som er anført i nedenstående skema, som er en gengivelse af hvorledes posterne opstilles i årsrapporten. Posterne opstilles i rækkefølge med de mindst likvide poster først. Anlægsaktiver kommer derfor før omsætningsaktiver, idet de pr. definition anskaffes med henblik på længerevarende brug. En institutions omsætningsaktiver er normalt de poster som forventes indfriet på kort sigt, normalt indenfor 12 måneder.

Regnskabsstrukturen for aktiver