Afskrivningsdokumentation
Afskrivningsberegninger skal dokumenteres med underliggende dokumentation i form af købsfakturaer mv.
Før der kan foretages afskrivninger på et aktiv, skal værdien af aktivet være kendt og dokumenteret. I de fleste tilfælde vil en købsfaktura udgøre dokumentationsgrundlaget.
Ved færdiggjorte IT-udviklingsprojekter eller igangværende arbejder for egen regning , skal der foreligge dokumentation i form af tidsopgørelser, fakturaer og evt. opgørelse over andet ressourceforbrug. En måde at sikre opsamling af disse data for it-udviklingsprojekter kan være udarbejdelse at et notat indeholdende følgende punkter og overvejelser – tilsvarende kan i tilpasset form udarbejdes for igangværende arbejder for egen regning:
- Beskrivelse af IT-systemet.
- Beskrivelse af værdiansættelsens omfang.
- Opfylder aktivet definitions- og indregningskriterierne.
- Har institutionen ejendomsretten til og kontroller institutionen aktivet? Hvis ja gå videre.
- Kan udviklingsfasen adskilles fra opstarts-, og driftsfasen mht. omkostningerne afholdt på projektet.
- Hvilke registreringer findes der på IT-projektet: Er de pålidelige? Er de tilstrækkelige detaljeret så såvel interne som eksterne ressourcer anvendt på projektet kan afgrænses mht. opstartsfase, udviklingsfase og driftsfase? Hvis det ikke er muligt at måle, fortsætte processen ikke. Har der været efterfølgende udviklingsudgifter på IT systemet som kan aktiveres?
- Måling: Målingen af omkostningerne er som udgangspunkt kostprisen. Er der forpligtelser i relation til projektet, fx omkostningerne i forbindelse med nedlukning, udfasning og arkivering, skal dette sideløbende behandles regnskabsmæssigt .
En præcis beskrivelse af hvorledes værdiansættelsen er foretaget vedlægges notatet.
Vedrører aktivet immaterielle rettigheder som erhvervede koncessioner, patenter, licenser m.m. som f.eks. erhvervet ret til undergrund, varemærkeregistrering, længerevarende licenser og rettigheder til IT-software, hvor institutionen kan ændre og tilføje til systemet, skal der foreligge dokumentation i form af skriftlig kontrakt.