Værdiansættelse og indregning af aktiver

Aktiverne på balancen består af institutionens beholdninger og tilgodehavender.

Beholdningerne udgør værdien af institutionens produktionsaktiver såvel fysiske som ikke fysiske aktiver anskaffet med henblik på længerevarende brug, herunder færdigudviklede it-systemer, bygninger, maskiner og it-udstyr m.v. samt eventuelle varelagre. Generelle værdiansættelseskriterier Aktiver værdifastsættes til kostpris inklusiv alle omkostninger foranlediget af anskaffelsen eller som direkte kan henføres til det fremstillede aktiv, indtil det tidspunkt hvor aktivet er klar til at blive taget i brug.

Generelle indregningskriterier

Aktiver indregnes på balancen, når aktivet er anskaffet til vedvarende brug eller eje og indgår som et produktionsaktiv i institutionen samt aktivets kostpris kan opgøres pålideligt. Indregning betinger at aktivet vil bidrage til institutionens målopfyldelse.

Anskaffelser på over 50.000 kr. skal altid registreres i institutionens økonomisystem (fx anlægsmodulet i Navision Stat). Der kan afviges fra grænsen på 50.000 kr. hvis institutionen har en særskilt aftale med Økonomistyrelsen om særlig væsentlighedsgrænse.

Inventarlister over inventar og andre aktiver

Institutioner skal føre fortegnelser over institutionens beholdning af aktiver (inventar, IT-udstyr mv.) når de vurderes at være væsentlige. Det gælder også aktiver der ikke særskilt er registreret som anlæg i regnskabet, f.eks. aktiver der er driftsført ved anskaffelse eller aktiver der er bunket i regnskabet.

Det er den enkelte institution, der afgør, hvilke aktiver der skal føres fortegnelser over. Vurderingen kan ske ud fra en væsentlighedsbetragtning på baggrund af omfanget og værdien af aktiverne, aktivernes betydning for institutionens opgavevaretagelse samt risikoen for tyveri mv. af aktiverne.

Grænsen for, hvad der medtages i fortegnelserne, kan således variere for forskellige typer aktiver. Registrering af andre væsentlige aktiver kan hensigtsmæssigt foretages i særskilte registre (oversigter) med oplysninger om aktivernes art og anskaffelses år. Herudover kan sådanne registre indeholde oplysninger om aktivernes placering og eventuelle mærkning.

Forskellen mellem værdiansættelse i regnskabet og inventarlister

Den regnskabsmæssige opgave der er i værdiansættelse af institutionens aktiver handler om at statens aktiver korrekt repræsenteres i regnskabet. Mens registreringen i inventarlister, handler om institutionernes interne kontrol med deres beholdninger af aktiver.

Ses der f.eks. på inventar, der er bunket i regnskabet, har denne bunke en samlet værdi i regnskabet, men det er ikke muligt at identificerer hvert enkel stykke inventar i bunken. Det er derimod muligt via inventarlister at identificerer de enkelte stykker inventar som institutionen ejer. Herunder om inventaret befinder sig på institutionens adresse, lager eller anden lokation.

Sondringen mellem opgaverne er skitseret i skemaet herunder.

  VærdiansættelsesopgavenInventarregistrerings-opgaven
Fokus Værdier (væsentlighed) Lokalisering og entydig identifikation (detaljen)
Registreringens ”emne” Aktiver Det enkelte stykke inventar 
Hvad skal registreres Større enkeltstående aktiver samt bunker af inventar mv.  Alt (hvad institutionen vil holde styr på)