18 Personaleomkostninger og lønninger

Læs her om kontering af personaleomkostninger og løsninger

Kontering af personaleomkostninger og løsninger

Standardkonto 18 omfatter lønninger og lønrefusioner.

På standardkonto 18 konteres følgende udgifter:

  • 18.05 lønbidrag vedr. tværministerielle ordninger
  • 18.07 fordelte indirekte lønomkostninger
  • 18.08 intern fordeling af lønomkostninger
  • 18.09 modkonto til konto 18.08 interne lønomkostninger
  • 18.11 egentlig løn med årsværk
  • 18.16 feriepenge (modkonto)
  • 18.18 egentlig løn, manuel
  • 18.21 udbetalt lønrefusion for lånt personale
  • 18.28 udbetalt lønrefusion, manuel
  • 18.31 overarbejde
  • 18.38 overarbejde, manuel
  • 18.41 merarbejde
  • 18.48 merarbejde, manuel
  • 18.51 løn og overarbejde
  • 18.56 overarbejde, modkonto
  • 18.58 løn og overarbejde, manuel
  • 18.61 Særskilt vederlæggelse
  • 18.68 Særskilt vederlæggelse, manuel
  • 18.71 frivillig fratrædelsesordning (uden årsværk)
  • 18.72 kapitaliseret pensionsalderforhøjelse
  • 18.76 Resultatløn og frivillig fratræden - hensættelse
  • 18.78 frivillig fratrædelsesordning (uden årsværk, manuel)
  • 18.81 pensionsbidrag
  • 18.83 pensionsbidrag (manuel)
  • 18.87 lønrefusion, beskæftigelsesordningen
  • 18.88 udlånte personer refusion af udlånte personer
  • 18.89 barselsfonden, tilskud Barselsfonden
  • 18.90 efteruddannelsesfonden, refusion for udlånt personale
  • 18.91 øvrig kompensation for fraværende personale
  • 18.92 øvrige tilskud/refusion for beskæftigelse

Struktureringen af konti indebærer, at der i intervallet 18.11-18.78 posteres systemgenererede lønposteringer (fra SLS, Forsvarets lønsystem eller Politiets lønsystem) på konto 18.x1, mens manuelle lønposteringer konteres på 18.x8.

Standardkontoen kan gyldigt anvendes på flg. bevillingstyper: driftsbevilling, statsvirksomhed.

Lønninger

Lønudgifterne omfatter lønninger til enkeltpersoner som betaling for personlige arbejdsydelser som led i et tjeneste- eller ansættelsesforhold, herunder også korte og sporadiske tjeneste- og ansættelsesforhold samt prøveansættelse. Endvidere omfattes ansættelsesforhold i forbindelse med jobtræning samt ansættelse i henhold til det sociale kapitel (jf.  Finansministeriets cirkulære om Job på særlige vilkår (Socialt Kapitel) af 18. juli 1995, Fmst. 22/95). Det sociale kapitel omfatter fx beskæftigelsesordninger, sygedagpenge, arbejde på særlige vilkår samt tjenestemænd og tjenestemandslignende personer med § 55-tillæg.
 
Lønudgifter, der ikke skal medregnes i lønsummen, som fx omkostningsdækkende godtgørelser og tillæg samt visse kontante godtgørelser, konteres på regnskabskonto 22.36 "Omkostningsdækkende og kontante godtgørelser" som anden ordinær driftsomkostning.
 
Til begrebet løn medregnes lønudgifter til ikke-momsbelagte tjenesteydelser, hvis ydelsen medfører ret til feriegodtgørelse. Regelmæssigt tilbagevendende og løbende opgaver, fx konsulentopgaver, der udføres af (ikke-momsregistrerede) enkeltpersoner efter en fast aftale herom, er omfattet af lønbegrebet. Med til lønbegrebet regnes derimod ikke betaling for arbejdsydelser, der af udøveren præsteres til betaling som erhvervsmæssig (momsregistreret) virksomhed. Denne udgift henføres til regnskabskonto 22.70 "Køb af tjenesteydelser i øvrigt" eller regnskabskonto 22.66 "Køb af IT-tjenesteydelser".
 
Tilsvarende gælder for løn til personer i Grønland og på Færøerne, dvs. det afgørende er, om en tilsvarende tjenesteydelse i Danmark ville medføre ret til feriegodtgørelse. 

Til lønsummen medregnes også lønudgifter til eget personale, som udfører bygge- og anlægsarbejder. For den efterfølgende regnskabsmæssige håndtering heraf henvises til regnskabskonto 19.20 "Fradrag for anlægsløn".
 
Hvilken regnskabskonto, konteringen foretages på, afhænger i øvrigt af, om lønnen skal tælle med i årsværket eller ikke. Det vil sige, lønnen opgøres som enten værende med eller uden årsværk.

Lønrefusioner

Lønrefusioner omfatter refusion og tilskud vedrørende lønudgifterne samt refusion af arbejdsbestemte og arbejdstidsbestemte ydelser. Eventuelt indeholdes også refusion af AER-bidrag og omkostningsdækkende ydelser.
 
Refusionsbeløb og tilskud bogføres som en negativ udgift. Det vil sige, beløbet skal krediteres.

Løntilskudsordninger 

Den overordnede sammenhæng i konteringen af de forskellige løntilskudsordninger (den særlige statslige fleksjobordning og Barselsfonden) i staten er, at institutionerne betaler løn til de ansatte i disse ordninger. Lønudgiften konteres på konto 18.x1.

Institutionerne modtager refusion i forbindelse med de forskellige tværministerielle ordninger, og refusionen konteres (kredit) på forskellige konti i intervallet 18.87-18.93, hvilket formindsker lønomkostningen.

Lønsum

For statslige institutioner svarer standardkonto 18, det vil sige lønninger og lønrefusioner, til begrebet lønsum. For institutioner, som er underlagt et lønsumsloft, svarer udgiften på standardkonto 18 til udgiften under dette lønsumsloft.
 
Selvejende institutioner, som modtager tilskud i en sådan grad, at de er lønsumsrammestyrede, betragtes konteringsmæssigt i den løbende regnskabsmæssige registrering i SKS-systemet som statsinstitutioner. Det vil sige, at standardkonto 18 skal anvendes ud fra de samme regler, som gælder for staten.

Se beskrivelserne af kontiene nedenfor:

Kontoen omfatter bidrag til den særlige statslige fleksjobordning og bidrag til Barselsfonden.

For fleksjob- og barselsordningen finansieres refusionsordningerne ved opkrævning af bidrag fra de virksomheder, som er omfattet af ordningen.

Virksomhederne opfordres til at anvende en fri specifikation for hver af de to bidragstyper.

Kontoen er en resultatkonto og debiteres beløbet.

De nye konti 18.07, 18.08 og 18.09 vedr. lønninger samt de tilsvarende konti 22.07, 22.08 og 22.09 vedr. øvrige driftsposter kan benyttes af institutionerne til på en enkel måde at omkontere indirekte omkostninger mellem finanslovens underkonti, mellem delregnskaber eller mellem interne dimensioner i deres økonomistyringsmodel (f.eks. STED, FORMÅL, AKTIVITET).
 
Der er også andre måder at omkontere indirekte omkostninger, og det er frivilligt at anvende kontiene 18.07, 18.08 og 18.09 samt kontiene 22.07, 22.08 og 22.09.
 
Bemærk, at der kun er tale om en metode til at omkontere de indirekte omkostninger. Den forudsætter, at institutionerne allerede har beregnet fordelingen af de indirekte omkostninger og dermed det beløb, der skal omkonteres. Denne beregning kan være foretaget i regneark eller ved hjælp af databaser eller på anden måde. Anvendelsen af omkonteringsmetoden forudsætter naturligvis også, at institutionen har hjemmel til at omflytte omkostningerne.

Metoden til omkontering er følgende:

Konto 18.07 (og 22.07) anvendes til at omkontere indirekte lønomkostninger (hhv. indirekte øvrige driftsposter) mellem delregnskaber, hvilket ofte vil være identisk med en flytning mellem underkonti inden for en bogføringskreds.
 
Ved omkonteringen skal der samlet bogføres lige store beløb i debet og kredit på de anvendte delregnskaber. Saldoen for 18.07 inden for en bogføringskreds skal altså være nul.

Konto 18.08 (og 22.08) anvendes af de institutioner, som ønsker at foretage en mere detaljeret omkontering af indirekte omkostninger, således at omkonteringen ikke blot sker mellem delregnskaber (=underkonti), men også mellem interne dimensioner i deres økonomistyringsmodel (f.eks. STED, FORMÅL, AKTIVITET). Kontoen kan f.eks. anvendes til en regnskabsmæssig registrering af en full cost omkostningsfordeling på institutionens hovedformål.
 
Ved omkonteringen skal der samlet bogføres lige store beløb i debet og kredit på konto 18.08 og 18.09 på hvert delregnskab. Hvis institutionen sørger for, at de samlede omposteringer på konto 18.08 giver saldoen 0 kr. pr. delregnskab, så behøver institutionen ikke at benytte konto 18.09.

Konto 18.09 anvendes af institutioner, som ønsker at foretage omkonteringer mellem interne dimensioner via konto 18.08, og som samtidig ønsker at kunne aflæse de samlede indirekte omkostninger, der er flyttet ud på de interne dimensioner. Disse institutioner kan anvende konto 18.09 (f.eks. på en fælles-aktivitet) som modkonto til posteringer på konto 18.08. På den måde kan de på konto 18.08 aflæse, hvordan de indirekte omkostninger er fordelt, og på konto 18.09 se, hvor de er fordelt fra.
 
Ved omkonteringen skal der samlet bogføres lige store beløb i debet og kredit på konto 18.08 og 18.09 på hvert delregnskab.

Under egentlig løn med årsværk bogføres lønninger til personale ansat ved statslige institutioner samt selvejende institutioner under lønsumsrammestyring. Herved forstås personale, som der er indgået en sædvanlig arbejdsmæssig aftale med, hvor betalingen er fastsat enten i henhold til gældende aftaler med de faglige organisationer eller ved særlig godkendelse.

Kontoen omfatter også merarbejde, der udføres af deltidsansatte, og som ligger uden for den aftalte deltid, men inden for den normale arbejdsforpligtelse for fuldtidsbeskæftigede. Det bemærkes, at timetallet til brug for årsværksopgørelsen for sådant merarbejde til deltidsansatte i bevillingsmæssig henseende beregnes som overarbejde.

Kontoen omfatter fx:

  • grundløn
  • funktionsvederlag 
  • feriegodtgørelse. Dette er uanset, om de ydelser, der danner grundlag for beregningen, er afholdt af andre konti under standardkonto 18 (dog bortset fra feriegodtgørelse vedr. særskilt vederlæggelse jævnfør regnskabskonto 18.61).
  • merarbejde udført af deltidsansatte 
  • rådighedstillæg 
  • repræsentationstillæg 
  • hjemmetillæg 
  • særlige tillæg 
  • andre tillæg i øvrigt fx: personlige tillæg og kvalifikationstillæg 
  • "hvervstillæg" i forbindelse med omklassificering ved udlån til anden styrelse 
  • timelønnet undervisning og censurering
  • feriepengetillæg

Der må ikke foretages manuelle regnskabsmæssige posteringer direkte på kontoen.

Kontoen er en resultatkonto og debiteres beløbet. 

Kontoen anvendes til løbende registrering af udgifter til feriepenge, der er optjent, men ikke udbetalt eller afspadseret (debetpostering). Modkonto er regnskabskonto 94.11 "Skyldige feriepenge". Feriepengene omkostningsføres i takt med nedbringelsen af feriepengeforpligtelsen i forbindelse med medarbejdernes afholdelse af ferie (kreditpostering). Modkontoen er også i dette tilfælde den samme.
 
Kontoen er en omkostningskonto og kan både debiteres og krediteres. Jf. ovenstående sker debetposteringer således ved forøgelse af optjente og ikke udbetalte feriepenge, mens kreditposteringen foretages i takt med udbetalingerne, hvorved den opsparede feriepengesum mindskes.

Den løbende registrering af udgifter til feriepenge:

18.16
Feriepenge modkonto
94.11
Skyldige feriepenge
D K D K
xxx       xxx

Nedskrivelse af feriepengeforpligtelsen:

18.16
Feriepenge modkonto
94.11
Skyldige feriepenge
D K D K
  xxx xxx  

Regnskabskontoen anvendes til udgifter til lønninger mv., der beregnes og udbetales manuelt, dvs. lønninger, der ikke posteres/konteres via SLS-systemet eller via lønsystemerne hos Forsvaret og Politiet.

Under egentlig løn med årsværk bogføres lønninger til personale ansat ved statslige institutioner samt selvejende institutioner under lønsumsrammestyring. Herved forstås personale med hvilke, der er indgået en sædvanlig arbejdsmæssig aftale, og hvor betalingen er fastsat enten i henhold til gældende aftaler med de faglige organisationer eller ved særlig godkendelse.

Kontoen omfatter også merarbejde, der udføres af deltidsansatte, og som ligger uden for den aftalte deltid, men inden for den normale arbejdsforpligtelse for fuldtidsbeskæftigede. Det bemærkes, at timetallet til brug for årsværksopgørelsen for sådant merarbejde til deltidsansatte i bevillingsmæssig henseende beregnes som overarbejde.

Kontoen omfatter fx:

  • grundløn
  • funktionsvederlag
  • feriegodtgørelse. Dette er uanset, om de ydelser, der danner grundlag for beregningen, er afholdt af andre konti under standardkonto 18 (dog bortset fra feriegodtgørelse vedr. særskilt vederlæggelse jf. regnskabskonto 18.61 "Særskilt vederlæggelse").
  • merarbejde udført af deltidsansatte
  • rådighedstillæg
  • repræsentationstillæg
  • hjemmetillæg
  • særlige tillæg
  • andre tillæg i øvrigt, fx personlige tillæg og kvalifikationstillæg
  • "hvervstillæg" i forbindelse med omklassificering ved udlån til anden styrelse
  • timelønnet undervisning og censurering
  • feriepengetillæg

Kontoen er en resultatkonto, hvorpå der foretages debetposteringer i forbindelse med afholdelse af lønudgifter.

Kontoen anvendes af den lånende institution til lønudgifter til personale, som er lånt fra en anden institution, når lønudgiften afholdes af den udlånende institution.

Den udlånende institution afholder alle lønudgifter til den ansatte.

Den udlånende institution konterer udgifterne på de relevante regnskabskonti under standardkonto 18 (dog ikke på konto 18.88 "Refusion vedr. udlånte personer med årsværk") samt evt. på standardkonti 22 og 29.

Refusionsbeløbet er det nettobeløb, som skal refunderes, det vil sige summen af de enkelte lønelementer. Den lånende institution refunderer dette nettobeløb og debiterer denne udgift på regnskabskonto 18.21. Den udlånende institution krediterer den modtagne refusion på regnskabskonto 18.88 " Refusion vedr. udlånte personer med årsværk".

Der må ikke foretages manuelle regnskabsmæssige posteringer direkte på kontoen.

OBS! Refusionen regnes uden årsværk for lønudgifter afholdt på konto 18.51 (uden årsværk).

Kontoen anvendes af den lånende institution til lønudgifter til personale, som er lånt fra en anden institution, når lønudgiften afholdes af den udlånende institution.

Regnskabskontoen anvendes til postering af lønninger mv., der beregnes og udbetales manuelt, dvs. lønninger, der ikke posteres/konteres via SLS-systemet eller via lønsystemerne hos Forsvaret og Politiet.

Den udlånende institution afholder alle lønudgifter til den ansatte.

Den udlånende institution konterer udgifterne på de relevante regnskabskonti under standardkonto 18 (dog ikke på konto 18.88 "Refusion vedr. udlånte personer med årsværk") samt evt. på standardkonti 22 og 29.

Refusionsbeløbet er det nettobeløb, som skal refunderes dvs. summen af de enkelte lønelementer.

Den lånende institution refunderer dette nettobeløb og debiterer denne udgift på regnskabskonto 18.28. Den udlånende institution krediterer den modtagne refusion på regnskabskonto 18.88 " Refusion vedr. udlånte personer med årsværk ".

På kontoen konteres overarbejdsbetaling til personale med højeste tjenestetid.

Ved overarbejde forstås arbejde ud over den for enkelte personalegruppes fastsatte højeste tjenestetid ved fuldtidsbeskæftigelse, for hvilket der ydes særlig betaling i henhold til gældende overenskomst.

Kontoen omfatter fx:

  • overarbejdsbetaling
  • godtgørelse for mistede fridage
  • godtgørelse for rejsetid (rejsetid som honoreres, og som ligger ud over den almindelige arbejdstid)

Der må ikke foretages manuelle regnskabsmæssige posteringer direkte på kontoen.

På kontoen konteres overarbejdsbetaling til personale med højeste tjenestetid.

Denne konto må kun anvendes til overarbejdsbetaling mv., der beregnes og udbetales manuelt, dvs. lønninger, der ikke posteres/konteres via SLS-systemet eller via lønsystemerne hos Forsvaret og Politiet.

Ved overarbejde forstås arbejde ud over den for enkelte personalegruppes fastsatte højeste tjenestetid ved fuldtidsbeskæftigelse, for hvilket der ydes særlig betaling i henhold til gældende overenskomst.

Kontoen omfatter fx:

  • overarbejdsbetaling
  • godtgørelse for mistede fridage
  • godtgørelse for rejsetid (rejsetid som honoreres, og som ligger ud over den almindelige arbejdstid)

Kontoen er en resultatkonto og debiteres beløbet.

Kontering vedrører merarbejdsbetaling til personale uden højeste tjenestetid.

Ved merarbejde forstås arbejde ud over en forudsat normal arbejdstidsforpligtelse for personale uden højeste tjenestetid, for hvilket der kan ydes en særlig betaling i henhold til gældende merarbejdsaftaler.

Kontoen omfatter fx:

  • betaling for merarbejde.
  • godtgørelse for rejsetid (rejsetid som honoreres, og som ligger ud over den forudsatte normale arbejdstidsforpligtelse).

Der må ikke foretages manuelle regnskabsmæssige posteringer direkte på kontoen.

Kontering vedrører merarbejdsbetaling til personale uden højeste tjenestetid.

Denne konto må kun anvendes til merarbejdsbetaling mv., der beregnes og udbetales manuelt, dvs. lønninger, der ikke posteres/konteres via SLS-systemet eller via lønsystemerne hos Forsvaret og Politiet.

Ved merarbejde forstås arbejde ud over en forudsat normal arbejdstidsforpligtelse for personale uden højeste tjenestetid, for hvilket der kan ydes en særlig betaling i henhold til gældende merarbejdsaftaler.

Kontoen omfatter fx:

  • betaling for merarbejde.
  • godtgørelse for rejsetid (rejsetid som honoreres, og som ligger ud over den forudsatte normale arbejdstidsforpligtelse).

Kontoen er en resultatkonto og debiteres beløbet.

Kontoen anvendes til løn og overarbejde m.m., for hvilket der foreligger særskilt hjemmel til ikke at medregne årsværk.

Herudover omfatter kontoen:

  • jubilæumsgratiale 
  • arbejdsbestemte tillæg, jf. herunder

Arbejdsbestemte tillæg er en følge af arbejdets særlige beskaffenhed/særlige forhold, hvorunder arbejder udføres fx:

  • natpenge 
  • delt tjeneste 
  • vagttillæg 
  • vederlag for møder, kendelser mv. 
  • ulempegodtgørelse
  • smudstillæg
  • naturalieydelse til ansatte, når vederlag for arbejdsydelsen er i form af andet end penge, for hvilket der ikke sker fradrag i lønnen 

Der må ikke foretages manuelle regnskabsmæssige posteringer direkte på kontoen.

Kontoen er en resultatkonto og debiteres beløbet.

Kontoen anvendes til løbende registrering af udgifter til overarbejde, der er optjent men ikke udbetalt eller afspadseret (debetpostering).

Når overarbejde optjenes debiteres kontoen, hvorved der er en forøgelse af det optjente og ikke udbetalte overarbejde, mens kontoen krediteres i takt med udbetaling eller afspadsering, hvorved det opsparede beløb mindskes.

Modkonto er regnskabskonto 97.35 "Skyldigt overarbejde".

BEMÆRK: Registreringer på konto 18.56 skal altid modkonteres på konto 97.35.

Kontoen er en omkostningskonto og kan både debiteres og krediteres.

Kontoen anvendes til løn og overarbejde m.m., for hvilket der foreligger særskilt hjemmel til ikke at medregne årsværk.

Kontoen anvendes til postering af lønninger mv., der beregnes og udbetales manuelt, dvs. lønninger, der ikke posteres/konteres via SLS-systemet eller via lønsystemerne hos Forsvaret og Politiet.
 
Kontoen anvendes til løn og tilsvarende overarbejde, for hvilket der foreligger særskilt hjemmel til ikke at medregne årsværk (områder, hvor det er meningsløst at opgøre et timetal (årsværksforbrug)).

Herudover omfatter kontoen:

  • jubilæumsgratiale
  • arbejdsbestemte tillæg, jf. herunder

Arbejdsbestemte tillæg er en følge af arbejdets særlige beskaffenhed/særlige forhold, hvorunder arbejder udføres fx:

  • natpenge
  • delt tjeneste
  • vagttillæg
  • vederlag for møder, kendelser mv.
  • ulempegodtgørelser
  • smudstillæg
  • naturalieydelse til ansatte, når vederlag for arbejdsydelsen er i form af andet end penge, og for hvilket der ikke  sker fradrag i lønnen

Kontoen er en resultatkonto og debiteres beløbet.

Kontoen anvendes til betaling til ikke-statsansatte og (undtagelsesvis) til statsansatte med sæde i kollegiale organer, udvalg, kommissioner, nævn og råd mv. Hvis betalingen omfatter feriegodtgørelse, medregnes denne også.

Kontoen omfatter fx:

  • særskilt vederlæggelse 
  • honorarer 
  • mødediæter ved kommissioner, nævn og udvalg mv. 
  • mødediæter ved udvalg nedsat i henhold til lov

Der må ikke foretages manuelle regnskabsmæssige posteringer direkte på kontoen.

Kontoen er en resultatkonto og debiteres beløbet. 

Kontoen anvendes til betaling til ikke-statsansatte og (undtagelsesvis) til statsansatte for sæde i kollegiale organer, udvalg, kommissioner, nævn og råd mv. Hvis betalingen omfatter feriegodtgørelse, medregnes denne også.

Kontoen anvendes til postering af lønninger mv., der beregnes og udbetales manuelt, det vil sige lønninger, der ikke posteres/konteres via SLS-systemet eller via lønsystemerne hos Forsvaret og Politiet.

Kontoen omfatter fx:

  • særskilt vederlæggelse
  • honorarer
  • mødediæter ved kommissioner, nævn og udvalg mv.
  • mødediæter ved udvalg nedsat i henhold til lov

Kontoen er en resultatkonto og debiteres beløbet.

Kontoen omfatter en række udgifter i forbindelse med frivillig fratræden mv.

Kontoen omfatter fx:

  • frivillige fratrædelsesordninger 
  • særlig godtgørelse
  • fratrædelsesbeløb
  • tjenestefrihed med løn
  • ekstra pensionsbidrag
  • pensionsalderforhøjelse  
  • seniorordninger 
  • forhøjet pensionsbidrag betalt af arbejdsgiveren (overenskomstansatte mfl.)
  • pensionsdækningsbidrag (tjenestemænd mfl.) 

Kontoen er en resultatkonto og debiteres beløbet.

I forbindelse med forhøjelse af den fratrædende tjenestemands pensionsalder angives konteringsgangen nedenfor på konto 18.72.

Ved frivillig fratrædelse for tjenestemænd bliver der i nogle tilfælde indgået aftaler om en forhøjelse af den fratrædende tjenestemands pensionsalder.

Dette giver ikke umiddelbart lønudgifter for institutionen, men vil dog medføre fremtidige udgifter på § 36. Denne effekt forhindres ved at belaste institutionernes regnskaber med denne fremtidige udgift beregnet som en kapitaliseret pensionsalderforpligtelse.

Følgende konteringen dannes af SLS-lønsystemet ved brug af lønkode 1921:

Posteringer hos institutionen:

18.71
Frivillige fratrædelsesordninger mv.
18.72
Kapitaliseret pensionsalder-forhøjelse
D K D K
xxx       xxx

 

43.10
Øvrige overførselsudgifter
97.8x
Lønkreditorer
D K D K
xxx       xxx

Når lønkreditoren betales modtages beløbet på § 36, hvor følgende konteres: 

33.10
Øvrige overførselsindtægter
Likvider
D K D K
  xxx xxx  

Postering på § 36 i følgende år:

PensionsudgifterLikvider
D K D K
xxx       xxx

Kontoen anvendes til den løbende registrering af forventede udgifter til resultatløn og frivillig fratræden mv. (debetpostering).

Ved forøgelse af forventede udgifter til resultatløn og frivillig fratræden mv., debiteres kontoen, mens kontoen krediteres i takt med udbetalingerne, hvorved den hensatte sum mindskes.

Der gøres opmærksom på, at hensættelser til rådighedsløn til fratrådte tjenestemænd skal bogføres på konto 22.05. Årsagen hertil er, at de forpligtelser der vedrører tidligere ansatte tjenestemænd, ikke skal registreres som løn i regnskabet, når tjenestemændene ikke længere er ansat.

Modkonto er regnskabskonto 76.16 "Hensættelse til resultatløn og frivillig fratræden mv.".

BEMÆRK: Registreringer på konto 18.76 skal altid modkonteres på konto 76.16.

Kontoen er en omkostningskonto og kan både debiteres og krediteres.

Den løbende registrering af forventede udgifter til resultatløn og frivillig fratræden mv.:

18.76
Resultatløn og frivillig fratræden mv.
76.16
Hensættelse til resultatløn og frivillig fratræden mv.
D K D K
xxx       xxx

Kontoen omfatter en række udgifter i forbindelse med frivillig fratræden mv.

Kontoen anvendes til postering af lønninger mv., der beregnes og udbetales manuelt, det vil sige lønninger, der ikke posteres/konteres via SLS-systemet eller via lønsystemerne hos Forsvaret og Politiet.
 
Kontoen omfatter fx:

  • frivillige fratrædelsesordninger
  • særlig godtgørelse
  • fratrædelsesbeløb
  • tjenestefrihed med løn
  • ekstra pensionsbidrag
  • pensionsalderforhøjelse 
  • seniorordninger
  • forhøjet pensionsbidrag betalt af arbejdsgiveren (overenskomstansatte mfl.)
  • pensionsdækningsbidrag (tjenestemænd mfl.) 

Kontoen er en resultatkonto og debiteres beløbet.

Kontoen omfatter fx:

  • pensionsbidrag betalt af arbejdsgiveren
  • arbejdsgiverens ATP-bidrag 
  • bidrag til tjenestemandspensioner (ministerier og styrelsers bidrag til finansieringen heraf) 
  • bidrag til tjenestemandslignende pensionsordninger under § 20 Undervisningsministeriet 
  • pensionsbidrag i forbindelse med tjenestefrihed til pasning af alvorligt syge børn og slægtninge samt ved børnepasningsorlov 

Der må ikke foretages manuelle regnskabsmæssige posteringer direkte på kontoen.  

Kontoen anvendes til postering af lønninger mv., der beregnes og udbetales manuelt, det vil sige lønninger, der ikke posteres/konteres via SLS-systemet eller via lønsystemerne hos Forsvaret og Politiet.
 
Kontoen omfatter fx:

  • pensionsbidrag betalt af arbejdsgiveren 
  • arbejdsgiverens ATP-bidrag 
  • bidrag til tjenestemandspensioner (ministerier og styrelsers bidrag til finansieringen heraf) 
  • bidrag til tjenestemandslignende pensionsordninger under § 20 Undervisningsministeriet 
  • pensionsbidrag i forbindelse med tjenestefrihed til pasning af alvorligt syge børn og slægtninge samt børnepasningsorlov

Kontoen er en resultatkonto og debiteres beløbet. 

Kontoen krediteres den samlede refusion vedr. beskæftigelsesordninger/jobtræningsforløb. Heri er også indbefattet en eventuel refusion af arbejdsbestemte og arbejdstidsbestemte ydelser, en eventuel refusion af AER-bidrag mv., en eventuel refusion af omkostningsbestemte ydelser og en eventuel refusion for over- og merarbejde.

Kontoen omfatter fx:

  • refusion fra AF vedr. jobtræning af dagpengeberettigede 
  • refusion fra kommuner vedr. jobtræning af kontanthjælpsmodtagere 

Kontoen krediteres ved modtagelse af tilskud, hvorved der sker en mindskelse af omkostningerne.

Kontoen anvendes af den udlånende institution til modtaget refusionsbeløb for afholdt løn til personer, som er udlånt til andre institutioner, private virksomheder o.l.

Se bemærkningerne til regnskabskonto 18.21.

OBS. Refusionen regnes uden årsværk, hvis lønudgiften er afholdt på konto 18.51 (uden årsværk)

Kontoen krediteres ved modtagelse af tilskud, hvorved der sker en mindskelse af omkostningerne.

Barselsfonden og anmodninger om refusion mv. er beskrevet på Statens Administrations hjemmeside om fleks og barsel.

Når refusionsanmodningen afsendes, skal der samtidig ske en bogføring af refusionskravet. Bogføringsbilaget skal regnskabsmæssigt afspejle refusionsanmodningen. Af hensyn til kontrolsporet skal bilaget enten vedlægges dokumentation for refusionsbeløbets beregning, eller bilaget skal henvise til en sag herom. 

Kontoen krediteres ved modtagelse af tilskud, hvorved der sker en mindskelse af omkostningerne.

Institutionen bogfører i sit eget regnskab:

18.89
Barselsfonden tilskud
61.70
Mellemregningskonto interne debitorer
D K D K
  xxx xxx  

Når Statens Administration har godkendt refusionsanmodningen, sker udbetalingen af refusionsbeløbet.

Når refusionsbeløbet modtages, skal institutionen selv bogføre:

xx.xx
Likvide midler
61.70
Mellemregningskonto - interne debitorer
D K D K
xxx       xxx

Hvis Statens Administration ikke kan godkende refusionsanmodningen, vil institutionen blive kontaktet af Statens Administration. Ved meddelelse af et refusionsbeløb, der afviger fra det ansøgte, skal institutionen foretage en korrektion svarende hertil af den oprindelige postering. Når refusionsbeløbet herefter modtages, forholdes som ovenfor anført.

Korrektion af refusionsbeløb:

18.89
Barselsfonden tilskud
61.70
Mellemregningskonto - interne debitorer
D K D K
xxx       xxx

Kontoen anvendes til refusion af merudgifter (lønopfyldning) ved ansættelse af vikarer i forbindelse med de ansattes videre- og efteruddannelse (VEU-midler). Ordningen blev etableret i forbindelse med overenskomstforhandlingerne i 1995 med virkning fra 1. januar 1996, og er fulgt op ved senere overenskomstændringer.

Kontoen anvendes til uddannelsesgodtgørelse (for lønudgifter) i henhold til Statens Voksenuddannelsesstøtte (SVU).

Når refusionsanmodningen afsendes, skal der samtidig ske en bogføring af refusionskravet. Bogføringsbilaget skal regnskabsmæssigt afspejle refusionsanmodningen. Af hensyn til kontrolsporet skal bilaget enten vedlægges dokumentation for refusionsbeløbets beregning, eller bilaget skal henvise til en sag herom.

Kontoen krediteres ved modtagelse af tilskud, hvorved der sker en mindskelse af omkostningerne.

Institutionen bogfører i sit eget regnskab:

18.90
Efteruddannelses-fonden refusion af puljejob
61.70
Mellemregningskonto - interne debitorer
D K D K
  xxx xxx  

Når Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte har godkendt refusionsanmodningen, sker udbetalingen af refusionsbeløbet.

Når refusionsbeløbet modtages, skal institutionen selv bogføre:

xx.xx
Likvide midler
61.70
Mellemregningskonto - interne debitorer
D K D K
xxx       xxx

Hvis Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte ikke kan godkende refusionsanmodningen, vil institutionen blive kontaktet af Økonomistyrelsen. Ved meddelelse af et refusionsbeløb, der afviger fra det ansøgte, skal institutionen foretage en korrektion svarende hertil af den oprindelige postering. Når refusionsbeløbet herefter modtages, forholdes som ovenfor anført.

Korrektion af refusionsbeløb:

18.90
Efteruddannelses-fonden refusion af puljejob
61.70
Mellemregningskonto - interne debitorer
D K D K
xxx       xxx

OBS. Refusionen regnes uden årsværk, hvis lønudgiften er afholdt på konto 18.51 (uden årsværk)

Kontoen anvendes til refusion givet som kompensation for fraværende personale fx i forbindelse med barsel eller sygdom.

Kontoen indeholder fx:

  • AER, skoleophold
  • sygedagpenge ved sygdom, barsel eller adoption
  • uddannelsesgodtgørelse fra uddannelsescentre fx VUS, AMU og faglige organisationer
  • arbejdsløshedsdagpenge ved orlov i forbindelse med uddannelsesorlov, forældreorlov eller sabbat
  • erstatning til brug for ansættelse af kompenserende arbejdskraft ("det af en hund skambidte postbud")

Kontoen krediteres ved modtagelse af tilskud, hvorved der sker en mindskelse af omkostningerne.

Refusion givet til institutionen som (løn)tilskud til tilstedeværende personer, fx elevtilskud

Kontoen omfatter fx:

  • AER, elevrefusion (oprettelse af praktikpladser)
  • arbejdsgiverrefusion ved oplæringsperiode for afløser for medarbejder på uddannelsesorlov med løn
  • orlovsydelse i forbindelse med jobrotation (debitering, hvis der ikke ansættes en vikar)
  • handicapordninger, tilskud til medhjælper
  • præmie til offentlige arbejdsgivere, der fastansætter personer fra støttet arbejde i ordinært arbejde (modkonto 61.33)

Desuden anvendes konto 18.92 til bogføring af refusionsindtægter vedr. ordningen om fleksjob i staten. Når anmodningen om udbetaling af refusion sendes til Statens Administration, skal kravet samtidig bogføres i institutionens eget regnskab.

Kontoen krediteres ved modtagelse af tilskud, hvorved der sker en mindskelse af omkostningerne.

Institutionen skal udforme et internt bilag, som afspejler refusionsanmodningen. Af hensyn til kontrolsporet skal dette bilag enten vedlægges dokumentation for refusionsbeløbets beregning, eller bilaget skal henvise til en sag herom.

Institutionen bogfører bilaget med refusionsanmodningen som:

18.92
Øvrige tilskud/refusion for beskæftigelse uden årsværk
61.70
Mellemregningskonto - interne debitorer
D K D K
  xxx xxx  

Når Statens Administration har modtaget refusionsanmodningen, vil de godkende anmodningen, hvis institutionen er omfattet af ordningen.

Statens Administration godkender ikke beregningerne for den enkelte person og kontrollerer heller ikke, om institutionen faktisk modtager det kommunale tilskud. Dette er overladt til en revisionsmæssig gennemgang.

Udbetalingen af refusionsbeløbet sker via vores kreditorsystem til institutionens pengeinstitutkonto (Det er derfor vigtigt at anføre pengeinstituttets registreringsnummer og kontonummer i skemaet). 

Institutionen skal, når refusionsbeløbet modtages, selv bogføre:

xx.xx
Likvide midler
61.70
Mellemregningskonto - interne debitorer
D K D K
xxx       xxx

Korrektion af refusionsbeløb:

18.92
Øvrige tilskud/refusion for beskæftigelse uden årsværk
61.70
Mellemregningskonto - interne debitorer
D K D K
xxx       xxx

Statens Administration sørger for bogføring af udbetalingen af refusionsbeløbet i statsregnskabet (fleksjobordning i staten) (debet).

Hvis Statens Administration ikke kan godkende refusionsanmodningen, vil institutionen blive kontaktet.

Der gælder desuden følgende konteringsregler vedr. fleksjob i staten:

Institutionen afholder alle lønudgifter til personer ansat i fleksjob på helt samme måde som andre lønudgifter. Konteringen er også helt tilsvarende (fx grundløn på konto 18.11).

Tilskud fra kommunen for ansat personale efter reglerne om fleksjob konteres også på regnskabskonto 18.92, mens refusion fra kommunen for sygdom og barsel konteres på regnskabskonto 18.91. Beskæftigelsesordning vil ændre kontering, hvis den er opsat vil refusion fra kommunen for sygdom og barsel ligeledes konteres på regnskabskonto 18.92.

Modtagne refusioner vedrørende obligatoriske arbejdsgiverbidrag mv., der på udgiftssiden er konteret på standardkontiene 22 eller 29, konteres på regnskabskonto 21.10.