51.8X Inventar

"Inventar - anskaffelse" er en samlekonto, der viser summen af såvel indeværende års anskaffelser som tidligere års anskaffelser.

Kontoen er en balancekonto, hvorpå tilgange registreres i form af debetposteringer.

a) Kontering af inventar ved køb:

I eksemplet er momsbogføringen for overskuelighedens skyld udeladt. Denne bogføres på sædvanlig vis:

Foretager institutionen en forbedring på et allerede eksisterende aktiv, skal den værdistigning, forbedringen har påført aktivet, bogføres som en anskaffelse, som anvist ovenfor. Der skal endvidere oprettes et separat anlægskort til forbedringen i anlægskartoteket

Det er dog væsentligt at der foretages en sondring mellem reelle forbedringer og vedligeholdelse. Er der tale om vedligeholdelsesomkostninger, skal de løbende udgiftsføres over driften på regnskabskonto 22.30 "Reparation og vedligeholdelse".

b) Kontering af inventar ved donation:

Hvis institutionen har fået aktivet helt eller delvist doneret/refunderet af en ekstern part, så skal anskaffelsen suppleres med en registrering af donationen i institutionens regnskab som vist herunder. (I de tilfælde, hvor institutionen ikke selv betaler for aktivet, konteres ikke på konto 95.15 og 62.31).

Nedskrivning foretages ud fra følgende retningslinjer:

• anlægsaktiver, der er teknisk forældede eller beskadigede, og hvor anvendelsen i institutionens virksomhed er meget begrænset, og nedskrivningen kan begrundes ud fra en faktisk hændelse, nedskrives i åbningsbalancen.
• anlægsaktiver, der på baggrund af en officiel beslutning skal skrottes eller udskiftes indenfor en nærmere årrække, det vil sige før normal levetid, nedskrives ikke. I stedet forkortes afskrivningsperioden.

Når en nedskrivning indregnes, er der en række generelle krav, der skal være opfyldt:

• der skal være tale om et væsentligt værdifald før en nedskrivning foretages.
• større og væsentlige nedskrivninger skal forelægges og godkendes af Finansudvalget, når de omfattes af gældende forelæggelsesregler.
• alle nedskrivninger skal kunne dokumenteres og fremgå af åbningsbalancen med en begrundelse for, hvorfor de er foretaget.

Kontoen er en balancekonto indeholdende de løbende nedskrivninger, det vil sige aktivets værdiforringelser. Der foretages kreditposteringer på kontoen ved den løbende registrering af nedskrivningerne, mens der foretages debetposteringer i de tilfælde, hvor institutionen skal tilbageføre / nulstille de akkumulerede afskrivninger fx i forbindelse med afgang. 

Ved nedskrivning af inventar foretages kontering som følger:

Ved afhændelse af aktivet skal den regnskabsmæssige værdi udgå af balancen, og der skal udarbejdes en opgørelse over fortjeneste eller tab.

Der sondres i det efterfølgende mellem to former for afhændelse. Disse er henholdsvis salg og donation. Donerer institutionen inventar til en ekstern part uden at modtage betaling herfor, skal dette aktivs bogførte værdi afskrives til værdien nul.

Kontoen er en balancekonto, hvorpå der udelukkende foretages kreditposteringer i forbindelse med afgang.

Salg af inventar

Tab/fortjeneste opgøres som forskellen mellem salgspris (reduceret med salgsudgifter) og den regnskabsmæssige værdi på afhændelsestidspunktet og føres over resultatopgørelsen som en del af driften.

Ved salget er det vigtigt, at institutionen medtager afskrivninger indtil afhændelsestidspunktet. Afskrives der eksempelvis kvartalsvis, og sælges aktivet medio et kvartal, skal afskrivningen frem til medio kvartalet beregnes og udgiftsføres i resultatopgørelsen og derefter fratrækkes aktivets bogførte værdi, før en eventuel gevinst eller tab opgøres.

Trin 1: Afskrivninger til dato for afhændelse af inventar:

Tidligere års af-/ned-/opskrivninger vedr. det afhændede aktiv er foretaget som vist i eksemplerne til kontonummer 51.83, 51.85 og 51.86.

Tab/fortjeneste opgøres som følger:

Konteringen heraf foregår som illustreret nedenfor.

Trin 2: Tilbageførsel af opskrivning fra særlig egenkapitalkonto

Såfremt der tidligere undtagelsesvis er foretaget en opskrivning på konto 51.86 "Inventar - akkumulerede opskrivninger" (udgør 10 i eksemplet), skal der foretages en tilbageførsel heraf, som det fremgår af eksemplet herunder. Denne postering nulstiller opskrivningen under aktivets værdi (regnskabskonto 51.86 "Inventar - akkumulerede afskrivninger" og nulstiller samtidig den opskrivning, der var placeret under egenkapitalen (regnskabskonto 71.18 "Opskrivning - inventar).

Opskrivningen har aldrig været indtægtsført, og tilbageførslen påvirker heller ikke resultatopgørelsen, som det fremgår af opstillingen herover.

Er der ikke foretaget opskrivning foresættes til trin 3.

Trin 3.1: Bogføring af salg med tab

Trin 3.2: Bogføring af salg med gevinst

Hvis anlægget var solgt til 140 i stedet for 90 (jf. det andet eksempel i opstillingen af tab/gevinst ved afhændelse ovenfor), så vil der være en gevinst på 20. De sidste to konteringer vil da skulle foretages som følger:

Nulstilling af donationer, herunder tilbageførsel af foretagne donationsafskrivninger

Hvis det solgte anlæg var helt eller delvist doneret til institutionen fra en ekstern part (fx at 50 ud af anskaffelsessummen på 200 er doneret), så skal afhændelsen af anlægget suppleres med en registrering i institutionens regnskab, som nulstiller af donationen.

I det gennemgående eksempel blev der konstateret et tab på 30 ved salget af det fysiske anlæg. Dette foreløbige resultat bliver nu forbedret med 35 svarende til den del af den oprindelige donation, der endnu ikke er blevet indtægtsført i resultatopgørelsen.

Salg af anlæg på udgiftsbaserede bevillinger

Alle de ovenstående eksempler vedrørende salg af anlæg er baseret på, at anlægget hører til en hovedkonto med omkostningsbaserede bevillinger.

Hvis anlægget hører til en hovedkonto med udgiftsbaserede bevillinger (infrastruktur og nationalejendom), så skal institutionen stadig foretage de ovenstående transaktioner i forbindelse med salget af anlægget (og eventuelt tilbageførsel af donationen). Desuden skal institutionen foretage en manuel postering som beskrevet under standardkonto 52, som sikrer en korrekt indtægtsføring i resultatopgørelsen for den udgiftsbaserede bevilling.

Akkumulerede afskrivninger er den samlede løbende værdiforringelse bestående af de årlige afskrivninger, der har været siden aktivets anskaffelse.

Kontoen er en aktivkonto indeholdende de løbende afskrivninger, det vil sige aktivets værdiforringelser. Der foretages kreditposteringer på kontoen ved den løbende registrering af afskrivningerne, mens der foretages debetposteringer i de tilfælde, hvor institutionen skal tilbageføre / nulstille de akkumulerede afskrivninger.

Ved salg tilbageføres de akkumulerede afskrivninger. Man skal derfor være opmærksom på, at de akkumulerede afskrivninger ved afhændelse af et givent aktiv skal tilbageføres (se f.eks. konto 51.84 ”Inventar afhændelse/afgang”, der indeholder et eksempel på salg af aktiver og herunder tilbageførsel af akkumulerede afskrivninger).

Hvis det pågældende aktiv er helt eller delvist doneret til institutionen (fx at 50 ud af anskaffelsessummen på 200 er doneret), så skal der foretages en forholdsmæssig donationsafskrivning, som reducerer passivet.

Som udgangspunkt er det ikke tilladt at foretage opskrivninger som led i institutionens løbende drift. Hvis det alligevel bliver relevant at opskrive den bogførte værdi inden for de af Økonomistyrelsens udstukne retningslinjer, skal anmodningen herom rettes til Økonomistyrelsen.

Bemærk at til forskel fra nedskrivninger må opskrivninger ikke føres over resultatopgørelsen, men modposteres direkte på en særlig egenkapitalkonto.

Kontoen er en balancekonto, hvorpå der foretages debetposteringer ved registrering af værdiforøgelse, mens der foretages kreditposteringer i de tilfælde, hvor institutionen skal tilbageføre / nulstille de akkumulerede opskrivninger.

Kontoen er en balancekonto, hvorpå ibrugtagninger registreres i form af debetposteringer.

a) Kontering af inventar - ibrugtagning af igangværende arbejder inden for samme udgiftsbaserede hovedkonto:

b) Kontering af inventar - ibrugtagning af igangværende arbejder mellem udgiftsbaserede hovedkonti:

Afgivende hovedkonto

Modtagende hovedkonto