It

Budgetvejledningen, punkt 2.2.18

2.2.18 It

Der gælder særlige regler for afholdelse af udgifter i staten til it-projekter, it-anskaffelser og drift og vedligehold af it-systemer, jf. nedenfor.

2.2.18.1 It-projekter

It-projekter er investeringsprojekter, der omfatter nyudvikling eller væsentlig tilpasning af standard it-løsninger eller omfatter væsentlig tilpasning af allerede eksisterende it-løsninger. En reinvestering i en it-løsning udgør et it-projekt, såfremt reinvesteringen er forbundet med et væsentligt omfang af nyudvikling. Planlagte større gensidigt afhængige it-udviklingsaktiviteter er it-projekter, uanset at de ikke benævnes som sådanne.

It-projekter kan gennemføres på en driftsbevilling eller en bevilling af typen statsvirksomhed. Der henvises til punkt 2.11.5.5 It-projekter vedrørende gennemførelse af it-projekter i stats-finansierede selvejende institutioner.

Ved opgørelsen af et projekts samlede udgifter skal medregnes udgifter til analyse, anskaffelse og gennemførelse, herunder udgifter til leverandører og rådgivere samt internt medgåede lønudgifter. Der medregnes alle udgifter frem til projektorganisationen nedlægges. Hvis et selvstændigt aktiv idriftsættes inden nedlæggelse af projektorganisationen, medregnes driftsomkostningerne til systemet dog ikke i de samlede projektudgifter. Renteudgifter indgår heller ikke i opgørelsen af projektets samlede udgifter. Hvis en it-udviklingsaktivitet ikke har en tidsmæssig afgrænset udviklingsperiode, så opgøres de samlede udgifter over en fireårig periode opgjort efter ovenstående definition.

2.2.18.1.1 Anvendelse af statens it-projektmodel og risikovurdering ved Statens It-råd

Ved gennemførelse af it-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør 15 mio. kr. eller mere, anvendes statens it-projektmodel. For disse it-projekter skal der foretages en risikovurdering ved Statens It-råd, jf. Cirkulære om Statens It-råd. Behandling af it-projekter er beskrevet i It-projekter: Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd, som er optaget i ØAV.

Der kan ikke afholdes udgifter til aktiviteter, der knytter sig til gennemførelsesfasen, før projektet er blevet risikovurderet af Statens It-råd, og der er etableret en baseline for projek-tet ved Statens It-råd.

Ved gennemførelse af it-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør mindre end 15 mio. kr., stilles der ikke krav til anvendelse af statens it-projektmodel. For projekter over 1 mio. kr. skal der dog som minimum etableres et styringsgrundlag tilsvarende projektgrundlaget i statens it-projektmodel, men forenklet og i omfang afstemt med projektets størrelse.

It-projekter, hvis samlede budgetterede udgifter initialt vurderes at udgøre mindre end 15 mio. kr., men som senere udvikler sig til at udgøre 15 mio. kr. eller derover, skal anvende statens it-projektmodel samt risikovurderes ved Statens It-råd.

For en nærmere beskrivelse af statens it-projektmodel og regler for afholdelse af udgifter til it-projekter, henvises der til Vejledning til statens it-projektmodel, som er optaget i ØAV.

2.2.18.1.2 Forelæggelse for Finansudvalget

It-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør 70 mio. kr. eller derover, skal i tillæg til behandlingen i henhold til punkt 2.2.18.1.1 forelægges Finansudvalget, inden et udbud offentliggøres. Der kan afholdes udgifter til idéfase, analysefase, kravspecifikation og forberedelse af udbud mv. forud for forelæggelse for Finansudvalget, så længe de samlede udgifter hertil ikke overstiger 70 mio. kr. Der henvises til Retningslinjer for udformning af it-aktstykker.

Såfremt de budgetterede udgifter til flere gensidigt afhængige it-projekter, herunder i et program, samlet overstiger 70 mio. kr., skal disse forelægges Finansudvalget. Tilsvarende gælder, såfremt et it-projekts ibrugtagning i øvrigt er afhængig af en samtidig eller senere gennemførsel af et eller flere andre it-projekter. Forelæggelsen sker så vidt muligt sammen med øvrige it-projekter, der gennemføres samtidig.

It-projekter, hvis samlede budgetterede udgifter initialt vurderes at udgøre mindre end 70 mio. kr., men som senere udvikler sig til at udgøre 70 mio. kr. eller mere, skal forelægges Finansudvalget snarest og senest 3 måneder efter, at myndigheden er blevet bekendt med fordyrelsen.

Som led i forelæggelsen for Finansudvalget fastlægges en tidsplan for efterfølgende orienterende aktstykker. Finansudvalget skal som minimum orienteres på følgende tidspunkter:

  • Orientering om resultatet af det gennemførte udbud mv. samt projektstatus i øvrigt.
  • Orientering i forbindelse med nedlukning af projektorganisationen om den afsluttede implementering samt projektstatus i øvrigt.
  • Orientering om projektets drift og gevinstrealisering ca. ét år efter nedlukning af projektorganisationen.

Såfremt der påregnes forsinkelser i forhold til ovennævnte tidsplan på 3 måneder eller mere, orienteres Finansudvalget herom. Orienteringen skal ske snarest og senest 3 måneder efter, at institutionen blev bekendt med den forventede forsinkelse.

Væsentlige ændringer undervejs i projektet forelægges Finansudvalget. Forøgelser af de forventede, samlede udgifter med 10 pct. eller derover er altid væsentlige ændringer. Forventede forsinkelser af projektets idriftsættelse, som har væsentlig betydning for opfyldelsen af projektets formål eller for overholdelse af lovbestemte frister, er altid væsentlige ændringer.

Forelæggelse af væsentlige ændringer skal ske snarest og senest tre måneder efter, at institutionen blev bekendt med, at der vil ske en væsentlig ændring.

Ved alle væsentlige ændringer i it-projekter, der tidligere har været forelagt Finansudvalget, udarbejder Statens It-råd en vurdering af projektets status og fremdrift, som vedlægges i forbindelse med forelæggelse af et opfølgende aktstykke for Finansudvalget.

Ved annullering af godkendte it-projekter skal Finansudvalget orienteres.

2.2.18.2 It-anskaffelser

Hvis de samlede udgifter til en it-anskaffelse beløber sig til 70 mio. kr. eller derover, skal der foretages en risikovurdering ved Statens It-råd, jf. Cirkulære om Statens It-råd. Behandling og definition af it-anskaffelser er beskrevet i It-projekter: Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd. Der gælder de samme regler for opgørelsen af udgifter som for it-projekter.

2.2.18.3 It-systemer

Myndigheder skal foretage porteføljestyring af statslige it-systemer, jf. Vejledning til model for porteføljestyring af statslige it-systemer, der er optaget i ØAV, samt udarbejde og indsende en it-handlingsplan mv. til Statens It-råd med henblik på review, såfremt et eller begge af følgende kriterier er gældende:

  • Myndighedens årlige it-omkostninger er 30 mio. kr. eller derover.
  • Myndigheden har et eller flere samfundskritiske it-systemer i sin it-systemportefølje.

Der henvises til It-systemportefølje: Vejledning til review og rådgivning ved Statens It-råd, som er optaget i ØAV.

Digitaliseringsstyrelsen kan efter en konkret vurdering afgøre, om en myndighed skal omfattes af kravene, uanset om ovenstående kriterier er opfyldt.

It-systemporteføljen omfatter alle de it-systemer, som myndigheden er systemejer for, og som er taget helt eller delvist i brug. Dette gælder også it-systemer, hvor myndigheden har systemejerskabet, men hvor systemet forvaltes af en ekstern part.