Spørgsmål og svar om offentlige indkøb

""

Situationen med coronavirus giver anledning til en række spørgsmål om, hvordan vi håndterer det offentliges kontrakter med private leverandører. Generelt opfordrer vi det offentlige til at udvise fleksibilitet og samarbejde med leverandørerne om at finde gode løsninger i en vanskelig tid.

En generel betingelse for, at en aftalepart kan påberåbe sig force majeure er, at parten er forhindret i at opfylde sine forpligtelser i henhold til den indgåede aftale. Den enkelte kontrakt regulerer ofte, hvordan force majeure skal håndteres.

Der vurderes generelt ikke at foreligge en situation, hvor staten kan påberåbe sig force majeure. Statens forpligtelse er ved de fleste indkøb hovedsageligt at betale for varer og tjenesteydelser. Dette er staten ikke forhindret i som følge af beslutningen om, at medarbejdere i staten skal arbejde hjemmefra. Dette vurderes også at gælde det offentlige i øvrigt.

Det er vurderingen, at visse leverandører til staten vil kunne påberåbe sig, at manglende eller forsinket levering skyldes force majeure, hvilket vil betyde, at de ikke kan gøres ansvarlige for den misligholdelse, som dette kan føre til. Det vil dog i sagens natur afhænge af den specifikke leverance. Der er – med et illustrativt eksempel – forskel på, om sagen vedrører levering af telefoner fra Kina eller vejsalt fra en dansk leverandør

Regeringen har meldt ud, at den ønsker at understøtte virksomheder og lønmodtagere i den ekstraordinære situation, der foreligger på grund af  coronavirus.

Konkret betyder det, at statslige institutioner opfordres til at udvise fleksibilitet, hvis leverandøren fx leverer forsinket som følge af coronavirus.

Det er Økonomistyrelsens vurdering, at den aktuelle situation generelt ikke forhindrer det offentlige i at opfylde sine forpligtelser i henhold til indgåede indkøbsaftaler, hvilket almindeligvis alene er en betalingsforpligtelse.

Det offentlige er derfor som udgangspunkt forpligtet til at opfylde sine forpligtelser, selv om det offentlige meddeler en leverandør, at en aftalt leverance ikke skal finde sted, eller anmoder om at den udskydes til et senere tidspunkt. Udskydelse af leveringstidspunktet på det offentliges foranledning indebærer ikke i sig selv, at det offentlige ikke skal betale.

De statslige institutioner opfordres til at gå i dialog med leverandørerne om mulighederne for justeret levering i den aktuelle situation og at være opmærksomme på, at der kan være områder med få varer og stor efterspørgsel, hvor der kan være problemer med levering. I disse situationer opfordres der til kun bestilles de nødvendige varer og ikke hamstres.

Det er klart, at den nuværende situation påvirker en række planlagte initiativer og aktiviteter i den offentlige sektor. Vi opfordrer til, at de statslige institutioner så vidt muligt indgår en aftale med den pågældende leverandør om et alternativt leverings- eller afholdelsestidspunkt, og at man generelt forsøger at finde mindelige løsninger.

Regeringen og alle Folketingets partier har meldt ud, at de ønsker at understøtte virksomheder og lønmodtagere i den ekstraordinære situation, der foreligger på grund af coronavirus.

Der er en forventning om, at leverandørerne i videst muligt omfang vil forsøge at begrænse eventuelle tab som følge af ændringerne af de indgåede aftaler. Om offentlige institutioner er forpligtet til at friholde leverandørerne for eventuelle ekstraudgifter må bero på en konkret vurdering.

Vi forventer ikke, at lempelserne i Budgetvejledningen og i Regnskabsbekendtgørelsen vil medføre ekstra udgifter i finansåret, fordi udgifterne som udgangspunkt allerede indgår i budgetterne. Det er vigtigt, at vi alle i staten gør, hvad vi kan, for at bidrage til at hjulene bliver holdt i gang i Danmark. Og det vil gøre en forskel, hvis vi, så vidt det er muligt, holder vores aktiviteter i gang, og i det gode samarbejdes ånd udviser fleksibilitet over for vores leverandører. Den ændrede praksis vil bidrage til, at der bliver skabt likviditet hos vores samarbejdspartnere.

De statslige institutioner opfordres til at benytte de muligheder, der er i de indgåede kontrakter, til at udvise fleksibilitet. Der opfordres generelt til ikke at opkræve bod ved mislighold som følge af coronavirus, hvis det er muligt.

Misligholdelse kan fx ske som følge af forsinkelse eller som følge af, at det ikke er muligt at mødes fysisk. Der kan fx være tale om workshops, demonstrationer eller levering af produkter, hvor der normalt vil være tale om et fysisk møde. Der opfordres i disse situationer til, at man samarbejder om at opfylde de indgåede aftaler, hvad enten det sker ved at ændre leverancedato eller ved at tilpasse leverancer fx ved afholdelse af virtuelle møder, således at det ikke bliver relevant at benytte sig af aftalens bodsbestemmelse.

Der kan med henvisning til aktstykke 114 aftales forudbetaling, så fakturering kan finde sted og betaling ske, inden den pågældende vare eller tjenesteydelse er leveret. Der opfordres til, at alle institutioner benytter sig af denne mulighed.

Forudbetaling kan således ske, når der er modtaget en faktura, som matcher den afgivne ordre. Det understreges, at der fortsat skal være to godkendere, selvom der betales inden varemodtagelsen.

Forudbetaling kan ske for alle leverancer, der ifølge aftalen skal finde sted i perioden frem til den 31. oktober 2020, og som har en værdi på 1,0 mio. kr. eller derunder.

Der vurderes generelt ikke at foreligge en situation, hvor staten kan påberåbe sig force majeure. Statens forpligtelse er ved de fleste indkøb hovedsageligt at betale for varer og tjenesteydelser. Dette er staten ikke forhindret i som følge af beslutningen om, at en lang række offentlige institutioner skal lukkes midlertidigt.

Staten er derfor som udgangspunkt forpligtet til at opfylde sine forpligtelser, selv om staten meddeler en leverandør, at en aftalt leverance ikke skal finde sted, eller anmoder om at den udskydes til et senere tidspunkt. Udskydelse af leveringstidspunktet på det offentliges foranledning indebærer ikke i sig selv, at det offentlige ikke skal betale, og det er nu muligt i en periode at betale forud.

[1] Bekendtgørelse nr. 224 af 17/03/2020 om forbud mod større forsamlinger og forbud mod adgang til og restriktioner for visse lokaler i forbindelse med håndtering af Coronavirussygdom 2019 (COVID-19)

Er staten forhindret i at opfylde sine forpligtelser vil konsekvensen heraf bero på en konkret vurdering af kontraktens vilkår, herunder om staten vil kunne frigøre sig for sine forpligtelser, med henvisning til force majeure.

Generelt opfordrer regeringen til, at der udvises fleksibilitet i kontraktstyringen og til, at der tages hensyn til samarbejdspartnere i den ekstraordinære situation.

Som eksempel kan nævnes en situation, hvor en statslig institution har indgået en aftale om kantinedrift eller drift af cafeer. I disse tilfælde kan den statslige institution have forpligtet sig til at ”levere” kunder fx i form af medarbejdere, der køber frokost til en fast pris eller museumsgæster, der køber ydelser i en cafe.

Den indgåede kontrakt danner grundlag for, hvordan den konkrete situation håndteres. De statslige institutioner opfordres til at benytte sig af de muligheder, der er i kontrakten og gennem dialog løse den midlertidige situation bedst muligt for begge parter. Det kan fx ske ved at ”levere” kunder på et andet tidspunkt eller ved at kompensere ved øget adgang til lokaler på et senere tidspunkt.

Er der i kontrakten ikke mulighed for at opsige eller tilpasse en leverance eller ydelse, kan den statslige institution være kontraktligt forpligtet til at betale leverandøren, selvom det ikke er muligt at modtage ydelsen.

De statslige institutioner opfordres til at gå i dialog med leverandørerne om mulighederne for justeret levering i den aktuelle situation. Udskydes en aftalt leverance, opfordres de statslige institutioner til at benytte sig af muligheden for at forudbetale leverandøren.

De statslige institutioner opfordres til at overveje at benytte sig af de muligheder, der er i de indgåede kontrakter til at gå i aktiv dialog med leverandørerne, og udvise fleksibilitet i forhold til anvendelse af misligholdelsesbestemmelser. Det er afgørende, at der findes gode fælles løsninger, der sikrer, at vi holder gang i hjulene.

Den konkrete kontrakt kan indeholde bestemmelser, der gør det muligt at håndtere den foreliggende situation.

Opsigelse af indgåede aftaler

Det offentlige opfordres til, så vidt muligt, ikke at opsige eller annullere flere leverancer end nødvendigt, selvom der ikke sker levering på grund af nedlukningen af samfundet, så længe leverandøren er i stand til at opfylde kontrakten. Opfordringen til at vise fleksibilitet fra det offentlige og finde mindelige løsninger skal dog ses i sammenhæng med leverandørens adfærd. Hvis leverandører således fyrer medarbejdere, som er relevante i forhold til kontraktens opfyldelse, bør det overvejes at aflyse og afbestille leverancer i det omfang, som kontrakten muliggør.

I overvejelserne om opsigelse kan fx indgå hensyn til, hvor længe den statslige institution forventer ikke at have behov for leverancer/ydelser i forhold til opsigelsesvarsel, aftaleperiodens længde og omkostningerne ved evt. at skulle gennemføre et nyt udbud eller indgå en ny aftale. Besluttes det på baggrund heraf at opsige en aftale, kan leverandøren henvises til at søge et evt. tab dækket via lønkompensation m.v. Det understreges dog, at alle institutioner opfordres til ikke at opsige mere end højst nødvendigt.

Tilpasning af indgåede aftaler?

Den konkrete kontrakt kan indeholde bestemmelser, der gør det muligt at håndtere den foreliggende situation. Kontrakten kan således indeholde bestemmelser om muligheder for at tilpasse leveringstidspunkter og -omfang.

Er det ifølge den indgåede kontrakt muligt at tilpasse (nedjustere) leverancen/ydelsen bør der indgås dialog med leverandøren. Det understreges dog, at alle institutioner opfordres til ikke at nedjustere mere end højst nødvendigt. Der henvises derudover til de ordninger, som regeringen og et bredt flertal i Folketinget har vedtaget for at kompensere erhvervslivet.

Hvis kontrakten ikke giver mulighed for at opsige eller tilpasse kontrakten?

Er der i kontrakten ikke mulighed for at opsige eller tilpasse en leverance eller ydelse, kan den statslige institution være kontraktlig forpligtet til at betale leverandøren, selvom det ikke er muligt at modtage ydelsen.

De statslige institutioner opfordres til at gå i dialog med leverandørerne om mulighederne for justeret levering i den aktuelle situation. Udskydes en aftalt leverance, opfordres de statslige institutioner til at benytte sig af muligheden for at forudbetale leverandøren.

 

Regeringen og alle Folketingets partier ønsker at understøtte virksomheder og lønmodtagere i den nuværende situation. Samtidig ønsker regeringen og alle Folketingets partier at reducere den usikkerhed, som den foreliggende situation giver anledning til blandt både statslige institutioner og leverandører på indkøbsområdet.

Staten kan understøtte virksomheder ved i videst muligt omfang at fortsætte med at indgå aftaler. Inden for Udbudslovens rammer er der gode muligheder for at gå i dialog med markedet. Usikkerheden ved at indgå aftaler mindskes bedst ved at gå i dialog med mulige samarbejdspartnere om kortlægning af risici og forventningsafstemning. Risikoen ved at indgå aftaler i den nuværende ekstraordinære situation reduceres ved på forhånd at tage højde for, hvordan man i fællesskab håndterer eventuel sygdom, manglende mulighed for fysiske møder og mulig forsinkelse.

Generelt bør man ved gennemførelse af nye udbud og indgåelse af nye aftaler overveje, hvordan force majeure klausulen formuleres i relation til epidemier og konkret til den igangværende corona epidemi.

Økonomistyrelsen vil løbende vurdere, om listen over spørgsmål og svar skal opdateres.

Fremrykkede betalinger

 

Økonomistyrelsen har bedt Statens Administration om, at fakturaer, der er godkendt til betaling i IndFak-systemet automatisk betales straks uanset den registrerede betalingsfrist på fakturaen. Statslige institutioner, der ikke bliver betjent af Statens Administration opfordres på tilsvarende vis til at fremrykke betalingen af almindelige leverandørfakturaer.

Endvidere opfordres alle statslige institutioner til at fremskynde behandlingen af modtagne fakturaer så meget som muligt, således at betaling kan finde sted.

Økonomistyrelsen overvejer øvrige initiativer i lyset af coronavirus, som vi i givet fald vil informere nærmere om.