Spørgsmål og svar om offentlige indkøb

""

Situationen med coronavirus giver anledning til en række spørgsmål om, hvordan vi håndterer det offentliges kontrakter med private leverandører. Generelt opfordrer vi det offentlige til at udvise fleksibilitet og samarbejde med leverandørerne om at finde gode løsninger i en vanskelig tid.

En generel betingelse for, at en aftalepart kan påberåbe sig force majeure er, at parten er forhindret i at opfylde sine forpligtelser i henhold til den indgåede aftale. Den enkelte kontrakt regulerer ofte, hvordan force majeure skal håndteres.

Der vurderes generelt ikke at foreligge en situation, hvor staten kan påberåbe sig force majeure. Statens forpligtelse er ved de fleste indkøb hovedsageligt at betale for varer og tjenesteydelser. Dette er staten ikke forhindret i som følge af beslutningen om, at medarbejdere i staten skal arbejde hjemmefra. Dette vurderes også at gælde det offentlige i øvrigt.

Det er vurderingen, at visse leverandører til staten vil kunne påberåbe sig, at manglende eller forsinket levering skyldes force majeure, hvilket vil betyde, at de ikke kan gøres ansvarlige for den misligholdelse, som dette kan føre til. Det vil dog i sagens natur afhænge af den specifikke leverance. Der er – med et illustrativt eksempel – forskel på, om sagen vedrører levering af telefoner fra Kina eller vejsalt fra en dansk leverandør

Regeringen og alle Folketingets partier ønsker at understøtte virksomheder og lønmodtagere i den nuværende situation. Samtidig ønsker regeringen og alle Folketingets partier at reducere den usikkerhed, som den foreliggende situation giver anledning til blandt både statslige institutioner og leverandører på indkøbsområdet.

Staten kan understøtte virksomheder ved i videst muligt omfang at fortsætte med at indgå aftaler. Inden for Udbudslovens rammer er der gode muligheder for at gå i dialog med markedet. Usikkerheden ved at indgå aftaler mindskes bedst ved at gå i dialog med mulige samarbejdspartnere om kortlægning af risici og forventningsafstemning. Risikoen ved at indgå aftaler i den nuværende ekstraordinære situation reduceres ved på forhånd at tage højde for, hvordan man i fællesskab håndterer eventuel sygdom, manglende mulighed for fysiske møder og mulig forsinkelse.

Generelt bør man ved gennemførelse af nye udbud og indgåelse af nye aftaler overveje, hvordan force majeure klausulen formuleres i relation til fremtidige epidemier. Det bemærkes, at force majeure forudsætter, at der foreligger en uforudsigelig og uundgåelig udefrakommende begivenhed, som umuliggør en eller flere kontraktsparters aftaleopfyldelse enten midlertidigt eller permanent.

Økonomistyrelsen opfordrer til, at der i offentlige kontrakter tages højde for, hvordan parterne vil håndtere udfordringer som følge af pandemien, herunder hvordan der samarbejdes i en situation, hvor der vil være udfordring med leverancerne.

Er staten forhindret i at opfylde sine forpligtelser vil konsekvensen heraf bero på en konkret vurdering af kontraktens vilkår, herunder om staten vil kunne frigøre sig for sine forpligtelser, med henvisning til force majeure.

Generelt opfordrer regeringen til, at der udvises fleksibilitet i kontraktstyringen og til, at der tages hensyn til samarbejdspartnere i den ekstraordinære situation.

Som eksempel kan nævnes en situation, hvor en statslig institution har indgået en aftale om kantinedrift eller drift af cafeer. I disse tilfælde kan den statslige institution have forpligtet sig til at ”levere” kunder fx i form af medarbejdere, der køber frokost til en fast pris eller museumsgæster, der køber ydelser i en cafe.

Den indgåede kontrakt danner grundlag for, hvordan den konkrete situation håndteres. De statslige institutioner opfordres til at benytte sig af de muligheder, der er i kontrakten og gennem dialog løse den midlertidige situation bedst muligt for begge parter. Det kan fx ske ved at ”levere” kunder på et andet tidspunkt eller ved at kompensere ved øget adgang til lokaler på et senere tidspunkt.

Økonomistyrelsen vil løbende vurdere, om listen over spørgsmål og svar skal opdateres.

Fremrykkede betalinger

 

Økonomistyrelsen har bedt Statens Administration om, at fakturaer, der er godkendt til betaling i IndFak-systemet automatisk betales straks uanset den registrerede betalingsfrist på fakturaen. Statslige institutioner, der ikke bliver betjent af Statens Administration opfordres på tilsvarende vis til at fremrykke betalingen af almindelige leverandørfakturaer.

Endvidere opfordres alle statslige institutioner til at fremskynde behandlingen af modtagne fakturaer så meget som muligt, således at betaling kan finde sted.

Økonomistyrelsen overvejer øvrige initiativer i lyset af coronavirus, som vi i givet fald vil informere nærmere om.