Barsel i HR-Løn

Barselsbilledet i HR-Løn stilles nu til rådighed for alle institutioner i januar 2024.
Med oprettelse af et barselsforløb, får du hjælp til at beregne barselsuger, og barselsforløbet bliver registreret de relevante steder i lønsystemet. Således får du indberettet afgangsårsager samtidig med hændelser i FRAV. Derudover får du hjælp til at indberette de manuelle løndele, der knytter sig til barselsforløbet.

Hvornår kan du anvende løsningen?

Barselsbilledet kan anvendes fra den 9. januar 2024.

Hvem kan anvende løsningen?

Barselsbilledet er udviklet til at understøtte de institutioner, der selv foretager barselssagsbehandling. For de kunder, der er tilknyttet et lønfællesskab som varetager barselssagsbehandling, fx Statens Administration (SAM), vil det ikke være relevant at anvende Barselsbilledet i HR-Løn. Institutioner, der er kunder i SAM, skal fortsætte med deres nuværende arbejdsgange vedrørende barselssagsbehandling.

Hvordan får du adgang til barselsbilledet?

For at få adgang til at oprette og ændre i Barselsbilledet, skal du have rolllen "Ekspert" til HR-Løn. De fleste andre roller til HR-Løn har adgang til at se barselsbilledet, læs mere i FAQ.
Du finder barselsbilledet i bjælken Ferie/fravær i HR-Løn. Barselsforløbet oprettes på baggrund af termins- eller fødselsdato samt hvilken type forælder, der skal afholde barslen. 

Du skal blot følge forløbet:
Termins- eller fødselsdato -> vælge forælder rolle -> klikke Beregn -> Så vises udkast til et standardforløb, som du efterfølgende kan tilrette.

Vejledningsmateriale

Hvis du i forvejen arbejder med barselssagsbehandling, er funktionerne i barselsbilledet intuitive og lette at gå til. 

Vi har udarbejdet en generel vejledning, der gennemgår standard funktionaliteten i Barselsbilledet: 

Du finder vores 'situationsbestemte navigationssedler' som er trin for trin vejledninger her:

Du kan læse om reglerne i Statens Administrations brugervejledninger

Hvad skal du være særligt opmærksom på?

Hvis der ligger fremtidige hændelser - fx ferie - i barselsperioden, vil du få en advarsel om, at barselsforløbet ikke kan oprettes. Dette gælder også, hvis der ligger fremtidige afgangsårsager i perioden, fx om, at den ansattes fratrædelse.
Du skal derfor tage stilling til sletning eller udskydelse af hændelsen eller afgangsårsagen inden oprettelse af et barselsforløb. Barselsforløb oprettet i SLS skal viderebehandles i SLS.

Ofte stillede spørgsmål

Denne FAQ vil give svar på en række generelle spørgsmål vedrørende Barsel i HR-Løn:

Et barselsforløb skal viderebehandles i det system, det er oprettet i. 

Du kan se om barselsforløb er oprettet i HR-Løn under Ferie/Fravær "Hændelser". Der vil være en X-markering i 'Ba' kolonnen.

Er der intet X, skal du viderebehandle barselsforløbet i SLS.

 

Barselsbilledet er udviklet til at understøtte de institutioner, der selv foretager barselssagsbehandling. For kunder i Statens HR og kunder hos Statens Administration (SAM), vil det ikke være relevant at anvende Barselsbilledet i HR-Løn. 

Nej, der er ikke integration til Statens Refusion.

For at få adgang til at oprette og ændre i Barselsbilledet, skal du have "Ekspert-rollen" i HR-Løn. (Hvilket mange har i forvejen.)
Det er Brugeradministratoren i din institution, der opretter denne rolle til dig via Brugerstyring Løn (BSL).
Med rollerne "Læs", "Løn light" eller Fravær: "Frav", "Frav læs", "Frav light" har du læseadgang til Barselsbilledet. 

Fejl indberettes til Statens Administration via Serviceportalen.
Tag gerne screendump af fejlen, og angiv tidspunkt og brugernavn.

Når du opretter et barselsforløb via Barselsbilledet, oprettes der automatisk kontrollinjer til indberetningen. Indberetningen skal efterfølgende godkendes af "2. godkender" (4-øjne-princippet).

Du finder kontrollinjer på lønmodtageren ved at klikke på topfanen ’Kontrol'. 

Når du vælger kreditor på pensionsbidrag, skal du skrive minimum tre cifre af kreditors nummer i ’Kreditor’. Herefter vælger du kreditor fra drop-downlisten. Når alle informationer er udfyldt, klikker du på ’Gem’.

Løndel '225' vises som kontrolberegning af løndelstimer til Statens lønsystem. Visningen sker også inden for den aktive periode, da der ikke skal ske refusion for den aktive periode.
Når man gemmer Forældreorlov uden løn, sker der ikke refusion, men dagene på ’ydersiden’ af peioderne bliver opgjort for at sikre korrekt beregning og indberetning.

Løndelstimer '225' vises i nogle tilfælde dobbelt, når du gemmer en Barselsorlov uden løn. Fejlen med dobbelte visning af ’225’-perioder er kompleks men timeopgørelser har ingen beregningsmæssig konsekvens. 

Du kan læse mere i vores vejledning: Indrapportering af lønddel 225 - ved anvendelse af afgangsårsag 93.pdf

Barselsforløb skal gemmes undervejs for at sikre, at indberetningerne sker i den korrekte rækkefølge og for at perioderne regnes korrekt. 

Vi afventer en underskrevet aftale, før der meldes ud, hvordan barselsbilledet håndterer de forventede ændringer afledt af OK24.